Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Отработка Авансового Отчета В Бюджете Нормативная 2021». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Содержание:
Составление и представление главными администраторами (распорядителями, получателями) средств федерального бюджета, федеральными государственными бюджетными, автономными учреждениями (далее — учреждения) месячной и квартальной бюджетной отчетности и бухгалтерской отчетности государственных бюджетных и автономных учреждений осуществляется в соответствии с требованиями:
Инструкции о порядке составления и представления годовой, квартальной и месячной отчетности об исполнении бюджетов бюджетной системы Российской Федерации, утвержденной приказом Министерства финансов Российской Федерации от 28.12.2010 N 191н;
Инструкции о порядке составления, представления годовой, квартальной бухгалтерской отчетности государственных (муниципальных) бюджетных и автономных учреждений, утвержденной приказом Министерства финансов Российской Федерации от 25.03.2011 N 33н;
Инструкции о порядке составления и представления дополнительных форм годовой и квартальной бюджетной отчетности об исполнении федерального бюджета, утвержденной приказом Минфина России от 01.03.2016 N 15н,
а также с учетом критериев раскрытия информации в бюджетной (бухгалтерской) отчетности согласно приложению к настоящему письму.
Представление консолидированной бюджетной (бухгалтерской) отчетности главными администраторами средств федерального бюджета осуществляется не позднее сроков, установленных приказом Федерального казначейства от 30.11.2020 N 36н «О сроках представления главными распорядителями средств федерального бюджета, главными администраторами доходов федерального бюджета, главными администраторами источников финансирования дефицита федерального бюджета консолидированной месячной, квартальной и годовой бюджетной отчетности, консолидированной квартальной и годовой бухгалтерской отчетности федеральных бюджетных и автономных учреждений в 2021 году».
Главными администраторами средств федерального бюджета, которым в 2021 году выделялись средства из резервного фонда Правительства Российской Федерации (или осуществлялось использование средств фонда, выделенных в предыдущие периоды) представляется информация об использовании средств резервного фонда Правительства Российской Федерации в соответствии с приказом Минфина России от 04.02.2021 N 12н года по состоянию на 01.04.2021, 01.07.2021, 01.10.2021 в период с 20 по 26 числа месяца, следующего за отчетным кварталом.
Обращаем внимание, что в части сведений, не составляющих государственную тайну, Федеральным казначейством в ПУИО ГИИС «Электронный бюджет» осуществляется предварительное заполнение отдельных показателей указанных отчетов.
В целях обеспечения достоверности бюджетной отчетности главных администраторов средств федерального бюджета о ходе исполнения бюджета, в том числе о принимаемых обязательствах, а также об объемах дебиторской и кредиторской задолженности, при установлении сроков предоставления отчетности подведомственными получателями бюджетных средств, бюджетными и автономными учреждениями, главным администраторам средств бюджета следует учитывать сроки предоставления контрагентами первичных учетных документов, являющихся основанием для отражения в учете операций по принятым денежным обязательствам и кредиторской задолженности, сложившиеся в рамках обычаев делового оборота.
Обращаем внимание, что раскрытие данных в бюджетной (бухгалтерской) отчетности осуществляется по действующей бюджетной классификации с учетом порядка формирования и применения кодов бюджетной классификации Российской Федерации, их структуре и принципов назначения, утвержденного приказом Министерства финансов Российской Федерации от 06.06.2019 N 85н, кодов (перечней кодов) бюджетной классификации Российской Федерации на 2021 год (на 2021 год и на плановый период 2022 и 2023 годов), утвержденных приказом Министерства финансов Российской Федерации от 08.06.2020 N 99н, а также правил применения кодов классификации операций сектора государственного управления, утвержденных приказом Министерства финансов Российской Федерации от 29.11.2017 N 209н.
Главные администраторы средств федерального бюджета, представляющие отдельные формы сводной отчетности по сведениям, содержащим государственную тайну, представляют отдельную Пояснительную записку (ф. 0503160), Пояснительную записку к балансу учреждения (ф. 0503760), в которой указывают только ту информацию, которая непосредственно касается сведений, содержащих государственную тайну.
| Заместитель Министра финансов Российской Федерации | И.А. Окладникова |
| Руководитель Федерального казначейства | Р.Е. Артюхин |
Топ‑10 изменений с 2021 года для бухгалтера бюджетной сферы
1.1. Раскрытие информации в Отчете об исполнении бюджета главного распорядителя, распорядителя, получателя бюджетных средств, главного администратора, администратора источников финансирования дефицита бюджета, главного администратора, администратора доходов бюджета (ф. 0503127) (далее — Отчет (ф. 0503127) в составе месячной отчетности осуществляется без отражения показателей в графах 4, 9 раздела 1 и раздела 3.
1.2. Составление и представление Пояснительной записки (ф. 0503160) осуществляется с учетом следующих положений.
1.2.1. Главные администраторы средств федерального бюджета представляют Сведения (ф. 0503178), за исключением сведений об остатках по средствам во временном распоряжении.
1.2.2. В случае наличия расхождений по показателям консолидируемых расчетов (переданные и полученные межбюджетные трансферты; возвраты и поступления от возвратов неиспользованных (взысканных, восстановленных) межбюджетных трансфертов прошлых лет; предоставленные и погашенные бюджетные кредиты и государственный долг; расходы на обслуживание государственного долга и доходы по процентам по бюджетным кредитам, штрафам), которые связаны с зачислением платежей в состав невыясненных поступлений, а также с некорректным применением кода бюджетной классификации, к Пояснительной записке (ф. 0503160) в обязательном порядке прилагаются копия Уведомления об уточнении вида и принадлежности платежа (ф. 0531809) или копия иного документа, подтверждающего уточнение платежа.
1.3. Дополнительно к отчетам, представляемым в составе месячной бюджетной отчетности согласно Инструкции о порядке составления и представления годовой, квартальной и месячной отчетности об исполнении бюджетов бюджетной системы Российской Федерации, утвержденной приказом Министерства финансов Российской Федерации от 28.12.2010 N 191н (далее — Инструкция N 191н), составляются и представляются:
1.3.1. главными администраторами средств федерального бюджета, имеющими в своей структуре загранучреждения:
Отчет (ф. 0503127) по кассовым операциям загранучреждений по расходам на выполнение функций указанных учреждений, произведенных сверх бюджетных ассигнований, установленных федеральным законом о федеральном бюджете на соответствующий финансовый год, в пределах неиспользованных остатков средств федерального бюджета и средств, полученных от приносящей доход деятельности по состоянию на 1 января 2021 года, а также доходов, полученных загранучреждениями в текущем финансовом году от приносящей доход деятельности (по разрешенным им видам деятельности) (далее — Отчет (ф. 0503127 Z) в части операций загранучреждений по дополнительным источникам);
Сведения об остатках денежных средств на счетах получателя бюджетных средств (ф. 0503178) (далее — Сведения (ф. 0503178) в части остатков средств по дополнительным источникам на счетах, открытых загранучреждениям в кредитных организациях (далее — Сведения (ф. 0503178 Z), в составе Пояснительной записки (ф. 0503160).
В целях обеспечения корректного отражения кодов бюджетной классификации Российской Федерации в показателях раздела 2 Отчета (ф. 0503127 Z) главному распорядителю средств федерального бюджета не позднее десяти рабочих дней до срока представления Отчета (ф. 0503127 Z) в МОУ ФК следует сформировать в государственной интегрированной информационной системе управления общественными финансами «Электронный бюджет» и направить в Министерство финансов Российской Федерации Заявку на изменение справочника направлений расходов и целевых статей расходов бюджетов (заявка на добавление целевых статей расходов, этап бюджетного цикла — составление и ведение сводной бюджетной росписи), а также Заявку на новый код классификации расходов бюджетов по тем кодам бюджетной классификации, которые отсутствуют в Сводной бюджетной росписи главного распорядителя средств федерального бюджета на 2021 год, в целях включения их в справочники кодов бюджетной классификации Российской Федерации.
1.3.2. главными администраторами средств федерального бюджета в целях обособления некассовых операций по связанным кредитам правительств иностранных государств, банков и фирм, предоставленным внутри страны (при их наличии) — Отчет (ф. 0503127 ПРП 600), Справка (ф. 0503125), Сведения (ф. 0503178) по указанным операциям.
2.1 Раскрытие информации в квартальной бюджетной отчетности главными администраторами (администраторами) доходов федерального бюджета Отчета (ф. 0503127) осуществляется с учетом следующих положений.
Прогнозные данные по доходам, отраженные в графе 4 Отчета (ф. 0503127) на 1 апреля, 1 июля и на 1 октября 2021 года, формируемого главными администраторами доходов федерального бюджета, должны соответствовать прогнозным данным, указанным в Распределении прогноза доходов федерального бюджета, учтенных в федеральном законе о федеральном бюджете (ф. 0501096)1 (далее — Прогноз доходов), действующего по состоянию на отчетную дату, по детализированным видам доходов (кодам бюджетной классификации), по которым сформирован прогнозный показатель.
При этом показатели Прогноза доходов, группирующие детализированные виды доходов, в графе 4 раздела 1 «Доходы бюджета» Отчета (ф. 0503127) не отражаются.
В случае, если прогнозный показатель детализированного вида доходов сформирован по группировочному коду бюджетной классификации, по которому исполнение бюджета не осуществляется, в графе 4 раздела 1 «Доходы бюджета» соответствующей строки отражается такой прогнозный показатель, при этом в графах 5-8 формируется промежуточный итог исполнения бюджета по доходам.
2.2. Информация в Сведениях (ф. 0503164) главными администраторами средств федерального бюджета отражается с учетом следующих особенностей.
При формировании Сведений (ф. 0503164) на 1 апреля 2021 года показатели графы 3 «Утвержденные бюджетные назначения (прогнозные показатели)» по соответствующим кодам доходов федерального бюджета должны соответствовать показателям графы 5 Прогноза доходов.
При формировании Сведений (ф. 0503164) на 1 июля 2021 года показатели графы 3 «Утвержденные бюджетные назначения (прогнозные показатели)» по соответствующим кодам доходов федерального бюджета должны соответствовать сумме показателей графы 5 и графы 9 Прогноза доходов.
При формировании Сведений (ф. 0503164) на 1 октября 2021 года показатели графы 3 «Утвержденные бюджетные назначения (прогнозные показатели)» по соответствующим кодам доходов федерального бюджета должны соответствовать сумме показателей граф 5, 9, 13 Прогноза доходов.
Показатели графы 6 раздела «Доходы бюджета» Сведений (ф. 0503164) не рассчитываются в случае, когда:
— в графе 3 раздела «Доходы бюджета» прогнозные показатели доходов не отражаются;
— показатели графы 3 или графы 5 раздела 1 «Доходы бюджета» имеют отрицательное значение.
В случае превышения показателей графы 3 над показателем графы 5 показатель отклонений исполнения (графа 7 раздела 1 «Доходы бюджета» Сведений (ф. 0503164) отражается со знаком «минус».
В случае отсутствия отклонений фактического исполнения от прогнозного показателя в графе 7 раздела 1 «Доходы бюджета» и раздела 3 «Источники финансирования дефицита бюджета» Сведений (ф. 0503164) согласно пункту 8 Инструкции N 191н в ячейке графы 7 по соответствующей строке отчета ставится прочерк.
При условии установления главным администраторам средств федерального бюджета перечня кодов причин отклонений по доходам, источникам финансирования дефицита бюджета (в части поступлений) для их отражения в графе 8 соответственно разделов 1 «Доходы бюджета» и раздела 3 «Источники финансирования дефицита бюджета» Сведений (ф. 0503164) при представлении в ПУиО ГИИС ЭБ в 2021 году бюджетной отчетности главного администратора средств федерального бюджета указанная информация не раскрывается.
В разделе 3 «Источники финансирования дефицита бюджета» отражаются:
поступления источников финансирования дефицита бюджета при наличии прогнозных (плановых) показателей в структуре указанного прогноза (плана);
выбытия источников финансирования дефицита бюджета при наличии бюджетных ассигнований по выплатам источников финансирования дефицита бюджета, утвержденных бюджетной росписью на текущий финансовый год, с учетом изменений, в структуре соответствующих кодов.
Детальное описание причин отклонений от плановых показателей в части доходов, расходов, источников финансирования дефицита бюджета при необходимости указывается в текстовой части Пояснительной записки (ф. 0503160).
2.3. При условии установления главным распорядителем бюджетных средств условия ведения дополнительной аналитики по соответствующим кодам КОСГУ, формирование сводной Справки по консолидируемым расчетам (ф. 0503125) главным администратором средств бюджета осуществляется по соответствующим кодам КОСГУ согласно Порядку применения КОСГУ.
2.4. Информация в Сведениях по дебиторской и кредиторской задолженности (ф. 0503169) (далее — Сведения (ф. 0503169) в 2021 году учреждениями, главными администраторами средств федерального бюджета отражается с учетом следующего.
Раздел 2 Сведений (ф. 0503169) заполняется по показателям просроченной дебиторской и кредиторской задолженности, которая составляет 10 млн. руб. и более по одному обязательству (правовому основанию). Показатели задолженности по одному контрагенту, но по разным обязательствам (правовым основаниям), отраженные в бюджетном учете, в целях раскрытий информации в разделе 2 Сведений (ф. 0503169) согласно критериям раскрытия информации в бюджетной отчетности, указанным в настоящем пункте, не суммируются и анализируются обособленно. Допустимо для пояснения причин образования просроченной дебиторской задолженности использовать код причины «03».
В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:
-
Все важные изменения в бюджетной сфере с 2021 года 841.7 КБ
Авансовый отчет для бюджетников: порядок заполнения в 2021 году
- Дайджест № 62: новости для тех, кто на УСН
- Дайджест № 61: проверьте себя
- 5 главных изменений за февраль. Обзор для бухгалтера бюджетной сферы
- Дайджест № 60: новое о налоге на прибыль
- Дайджест № 59: новые меры поддержки МСП
- Забалансовые счета бюджетных учреждений: разберем «по полочкам»
В авансовом отчете подотчетное лицо отражает как и на какие цели потрачен полученный аванс. Обязанность отчитаться по форме 0504505 возникает у сотрудника, получившего от работодателя деньги на следующие расходы:
- командировочные с учетом суточных;
- представительские;
- закупку товаров, работ или услуг;
- расчеты с контрагентами;
- и прочие целевые расходы за счет выданных авансов.
Авансовый отчет двухсторонний — то есть печатается на одном листе с двух сторон. Подотчетное лицо и бухгалтер могут заполнять форму вместе, но часто бухгалтеры предпочитают формировать документы самостоятельно — это допустимо.
Перед заполнением отчета ознакомьтесь с правилами, соблюдение которых налоговая контролирует при проверке отчета:
- Отчет должен быть оформлен от сотрудника компании на трудовом или гражданско-правовом договоре. Прочим лицам деньги под отчет выдавать нельзя.
- Руководитель должен утвердить авансовый отчет. Расходы признаются той датой, в которую отчет утвержден. Если руководитель или уполномоченный им сотрудник не утвердил документ, принятые расходы могут оспорить.
- К авансовому отчету сотрудник прикладывает документы, подтверждающие расходы: проездные билеты, чеки, квитанции и т.д. Они нумеруются в порядке записи в отчете.
- В документах должно быть указано наименование товара. Если в чеке указана только сумма, то сотрудник должен попросить товарный чек. Иначе определить цель расхода и обосновать его не получится.
- В документах должны быть проставлены даты расходов, иначе период их совершения подтвердить не получится. Соответственно, нельзя будет учесть эти расходы для целей налога на прибыль.
Первый этап — шапка документа. Подотчетное лицо заполняет базовые сведения — наименование учреждения, структурное подразделение и свои данные: ФИО, должность и назначение аванса.
Бухгалтер в правом верхнем углу прописью указывает сумму отчета, вписывает реквизиты организации и присваивает отчету номер.
Сумма отчета всегда указывается по фактическим расходам. Если сотрудник получил 15 000 рублей, а потратил 22 000, то отчет будет на 22 000 рублей. Если же, наоборот, сотрудник получил 18 000 рублей, а потратил 16 000 — на сумму 16 000 рублей.
Стандарт регламентирует порядок бухгалтерского учета объектов, возникающих при осуществлении совместной деятельности по договору простого товарищества без образования юридического лица или по соглашению о совместных действиях без объединения имущества (вкладов), направленных на достижение целей, не связанных с извлечением прибыли, без образования юридического лица, а также правила раскрытия в отчетности информации об участии субъекта учета в указанной деятельности.
Если имущество участников соглашения о совместной деятельности не объединяется, каждый субъект учета оставляет на своем балансе все используемые активы (ОС, НМА, НПА, МЗ), не переводя их в категорию финансовых вложений. Учреждение ведет бухгалтерский учет в соответствии с действующими нормативными актами, Учетной политикой. В части, относящейся к совместной деятельности, следует применять обособленную аналитику.
В результате выполнения совместных операций у госучреждения могут образоваться активы и доходы, которые нужно принять к учету. При признании таких активов и доходов и выполнении их стоимостной оценки следует руководствоваться:
- действующим законодательством в сфере бухучета, в том числе инструкциями и стандартами;
- внутренними локальными нормативными актами, в первую очередь Учетной политикой;
- соглашением о ведении совместной деятельности.
У субъекта учета, выполняющего завершающие хозяйственные операции, возникают активы и доходы, подлежащие передаче другим участникам. Активы при этом следует учитывать на забалансе, откуда и производить передачу, а причитающиеся другим субъектам учета доходы следует отразить в качестве обязательств перед ними.
В бухгалтерской отчетности учреждению-участнику нужно представить следующие сведения:
- по каждому соглашению, не предусматривающему объединения имущества: цель и гражданско-правовую форму совместной деятельности, величину активов и обязательств, доходов и расходов, признанных за отчетный период в связи с совместной деятельностью;
- по каждому договору простого товарищества: цель совместной деятельности, величину вклада по договору и размер дохода за отчетный период;
- субъект, ведущий общий бухучет, должен сформировать обособленную бухгалтерскую отчетность простого товарищества в соответствии с действующими инструкциями. Если участниками договора были юрлица, не имеющие отношения к бюджетной сфере, нужно раскрыть информацию о размере их вкладов.
Федеральные стандарты 2021 года: важные детали для бюджетного учета
Минфин выпустил методические рекомендации по применению федерального стандарта бухучета госфинансов «Выплаты персоналу». В них обобщены правила учета выплат персоналу, в том числе за счет резервов предстоящих расходов.
В учетной политике предусмотрите, на какую дату будете впервые начислять резерв по пенсионным и иным аналогичным выплатам. Это новый вид резерва. Он включает суммы государственного пенсионного обеспечения (кроме выплат из ПФР), а также суммы, которые назначаются на основании локального акта организации по достижении работником установленного законом пенсионного возраста или стажа работы.
Порядок первоначального признания резерва согласуйте с учредителем и финорганом. В стандарте этот вопрос не урегулирован. При этом требования к учету нового вида резерва применяются с 1 января 2021 года. Показатель по счету 401.60 будете отражать в том числе в промежуточной отчетности следующего года. Полагаем, что показатели такой отчетности должны учитывать информацию о новом виде резерва.
В силу п. 4 СГС «Выплаты персоналу», данный стандарт применяется одновременно с положениями СГС «Концептуальные основы».
Порядок признания в бухгалтерском учете выплат персоналу зависит от их классификации.
Текущие выплаты персоналу признаются в составе расчетов по принятым обязательствам по оплате труда и начислениям на выплаты по оплате труда по факту их начисления за период, когда персонал исполнял трудовые функции (возлагаемые на него отдельные полномочия), должностные обязанности.
Объекты учета текущих выплат признаются в сумме денежных обязательств перед физическим лицом, подлежащих исполнению в размере, установленном законом, иным нормативным правовым актом, включая локальные нормативные акты, и (или) трудовым договором (служебным контрактом, контрактом) (п. 8 СГС «Выплаты персоналу»).
После первоначального признания стоимостная оценка объектов учета текущих выплат персоналу изменению не подлежит (п. 11 СГС «Выплаты персоналу»).
Отложенные выплаты персоналу признаются в составе резерва предстоящих расходов на выплаты персоналу в том отчетном периоде, когда работники исполняли свои трудовые функции (должностные обязанности), в следующих размерах (п. 10 СГС «Выплаты персоналу»):
- в части предстоящих расходов на оплату отпусков — в сумме предстоящей оплаты отпусков за фактически отработанное время и (или) компенсаций за неиспользованные отпуска, в том числе при увольнении, включая платежи на обязательное социальное страхование. Порядок расчета резерва предстоящих расходов по выплатам персоналу устанавливается учреждением в рамках учетной политики;
- в части предстоящих расходов на пенсионные и иные аналогичные выплаты — в сумме бюджетных ассигнований (лимитов бюджетных обязательств) или в сумме показателей, утвержденных планом финансово-хозяйственной деятельности государственного (муниципального) учреждения и предусмотренных на соответствующие цели на очередной финансовый год и плановый период (п. 10 СГС «Выплаты персоналу»).
Стоимостная оценка объектов учета отложенных выплат персоналу подлежит пересмотру и (при необходимости) корректировке не реже чем на годовую отчетную дату (п. 12 СГС «Выплаты персоналу»).
Выбытие с учета текущих выплат осуществляется по мере их исполнения. Прекращение признания отложенных выплат происходит по мере их признания текущими выплатами за счет сумм ранее признанного резерва предстоящих расходов.
Прекращение признания объектов учета отложенных выплат персоналу осуществляется по мере их признания за счет сумм ранее признанного резерва предстоящих расходов по выплатам персоналу. В случае избыточности суммы признанного резерва предстоящих расходов по выплатам персоналу (отложенных выплат персоналу) размер резерва корректируется (уменьшается) с отнесением на расходы текущего отчетного периода (п. 14 СГС «Выплаты персоналу»).
Сведения о выплатах персоналу подлежат раскрытию в годовой отчетности учреждения. В частности, раскрывается следующая информация (п. 15 СГС «Выплаты персоналу»):
1) сумма задолженности по текущим выплатам персоналу на начало и конец отчетного периода;
2) сумма резерва предстоящих расходов по выплатам персоналу (отложенных выплат персоналу) на начало и конец отчетного периода по каждому виду обязанностей по выплатам персоналу;
3) сумма корректировок (увеличений, уменьшений) величины резерва предстоящих расходов по выплатам персоналу (отложенных выплат персоналу) по каждому виду таких выплат в структуре оснований. К данным операциям относятся:
- признание объектов учета отложенных выплат персоналу;
- признание объектов учета текущих выплат персоналу за счет сумм ранее признанного резерва предстоящих расходов по выплатам персоналу;
- корректировка резерва предстоящих расходов по выплатам персоналу в части избыточно начисленных сумм.
Дополнительно в составе бюджетной информации учреждения указывается информация о пенсионных и иных аналогичных выплатах на плановый период (п. 16 СГС «Выплаты персоналу»).
Обратите внимание: при первом применении стандарта сопоставимая сравнительная информация за предыдущие отчетные периоды по отложенным выплатам в части пенсионных и иных аналогичных выплат в бухгалтерской отчетности не приводится (п. 17 СГС «Выплаты персоналу»).
Суть стандарта сводится к тому, что субъект отчетности должен сформировать по состоянию на отчетную дату факты хозяйственной жизни, осуществляемые в рамках отношений со связанными сторонами. В состав (перечень) связанных сторон также включаются лица, которые являлись связанными сторонами субъекта отчетности на начало и (или) в течение отчетного периода, даже если на отчетную дату они уже не были его связанными сторонами (п. 7 СГС «Информация о связанных сторонах»).
С целью своевременного формирования годовой отчетности информация о составе (перечне) связанных сторон формируется субъектом отчетности не позднее первого рабочего дня года, следующего за отчетным.
Формирование информации о составе (перечне) связанных сторон и об операциях со связанными сторонами осуществляется на основании аналитического учета, обеспечиваемого при ведении бухгалтерского учета.
- Изменения, которые следует применять при ведении учета и формировании отчетности на 01.01.2021
- Изменения с 1 января 2021 года
21 декабря 2020 года вступил в силу приказ Минфина России от 30.10.2020 № 256н (далее – Приказ № 256н). Он вносит изменения в План счетов бухгалтерского учета автономных учреждений и в Инструкцию по его применению, утв. приказом Минфина России от 23.12.2010 № 183н (далее – Инструкция № 183н). Часть изменений необходимо применять при ведении учета и составлении отчетности на 1 января 2021 г. Другие изменения вступили в силу с 1 января 2021 г.
Выдавать деньги под отчет можно только за счет наличной выручки. Новые правила наличных расчетов запрещают выдавать деньги подотчетникам за счет других источников (Указание ЦБ от 9 декабря 2019 г. № 5348-У). Например, за счет заемных средств, поступивших в кассу, и даже за счет возвращенных подотчетных сумм. Их сначала нужно сдать в банк.
Раньше возвращенные подотчетные суммы можно было выдать другому работнику под отчет и даже в качестве зарплаты. Теперь же возвращенный подотчетником аванс нужно сдать в банк. Если этого не сделать, вы нарушите правила наличных расчетов (см. письмо ЦБ от 9 июля 2020 г. № 29-1-1-ОЭ/10561). Нарушение влечет штраф на сумму от 40 000 до 50 000 руб. по части 1 статьи 15.1 КоАП.
Разрешено выдавать займы только микрофинансовым и некоторым другим специализированным организациям, например, потребкооперативам (п. 1 Указаний).
Выдавайте наличные деньги под отчет только за счет выручки. Если ее нет, нужно снимать деньги со счета в банке. Также можно перейти на безналичные расчеты с подотчениками.
Раньше было запрещено расходовать поступившие в кассу наличные деньги, кроме отдельных операций. Теперь же списка исключений нет. Но есть перечень разрешенных операций.
Значит, сумму подотчетных средств, выданных из кассы, подотчетник тоже вправе тратить только на разрешенные цели, в частности, для оплаты товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг.
Выдать из подотчетной суммы, к примеру, заем, нельзя, если вы не специализированная организация (микрофинансовая или потребкооператив). За такое нарушение можно быть оштрафованными на сумму до 50 000 руб.
Этот вопрос создает наибольшие трудности для всех участников проверки авансовых отчетов: как для проверяющих работников, так и для отчитывающихся. По существующей сложившейся практике налоговых проверок, оправдательными документами являются:
- чек ККТ;
- пассажирские билеты, посадочный талон;
- товарные чеки/накладные;
- квитанции, бланки строгой отчетности (БСО) и иные формы, на основании которых можно сделать вывод об обоснованности расходов.
На практике по каждому пункту списка у бухгалтера могут возникнуть определенные требования, а у подотчетных лиц вопросы.
Новое для бухгалтера в 2021 году
Чаще всего сложности у подотчетных сотрудников возникают с кассовыми чеками — из магазинов, пунктов продажи билетов на общественный транспорт, автозаправок (если нужно перемещаться по делам фирмы на машине). Если к кассовым чекам приложены другие документы (накладные/товарные чеки), то проблем не возникнет, и их можно принимать к учету.
К авансовому отчету могут быть приложены любые документы. При этом данные документы должны подтверждать не только факт оплаты материальных ценностей, но и факт их получения.
Кассовый чек подтверждает только факт оплаты, поэтому его недостаточно для подтверждения факта приобретения товаров (работ, услуг).
Положением о ККТ определено, что кассовый чек — это первичный учетный документ, отпечатанный ККТ на бумажном носителе, подтверждающий факт осуществления между пользователем и покупателем (клиентом) наличного денежного расчета и (или) расчета с использованием платежных карт, содержащий сведения об этих расчетах, зарегистрированных программно-аппаратными средствами ККТ, обеспечивающими надлежащий учет денежных средств при проведении расчетов.
В настоящий момент применение кассовой техники претерпевает существенные изменения. Переход на новый порядок, современный и технологичный, позволит передавать сведения о каждой покупке в режиме on-line в налоговую инспекцию, а покупателям получать и сохранять кассовые чеки на своих мобильных устройствах.
1 июля 2017 года старый порядок прекратит свое действие. При этом у предприятий сферы услуг, владельцев торговых автоматов, а также лиц, применяющих патент и ЕНВД, то есть для малого бизнеса, который не был обязан применять ККТ, будет еще целый год для перехода на новый порядок, для них он становится обязательным с 1 июля 2018 года.
Таким образом, до середины 2018 года будут действовать два порядка оформления кассовых чеков: на старых аппаратах и новых.
Следуя прежнему порядку, необходимо проверять наличие следующих обязательных реквизитов на кассовых чеках:
- наименование организации;
- ИНН;
- заводской номер ККТ;
- порядковый номер чека;
- дата и время покупки (оказания услуги);
- стоимость покупки (услуги);
- признак фискального режима.
По новым правилам обязательные реквизиты кассового чека будут проверяться автоматически в формате, установленном налоговиками. Это значительно облегчит контроль подтверждающих оплату документов.
Обязательным элементом нового кассового чека является QR-код, благодаря которому любой покупатель может проверить легальность осуществляемой покупки.
Необходимо помнить, что в отдельных случаях разрешено выдавать не кассовый чек, а бланк строгой отчетности (БСО).
Кассовый чек и бланк строгой отчетности должны содержать, за исключением случаев, установленных законом, следующие обязательные реквизиты:
- порядковый номер за смену;
- дата, время и место (адрес) осуществления расчета;
- наименование организации или фамилия, имя, отчество индивидуального предпринимателя;
- идентификационный номер налогоплательщика;
- применяемая при расчете система налогообложения;
- признак расчета (получение средств от покупателя — приход, возврат покупателю средств, полученных от него, — возврат прихода, выдача средств покупателю — расход, получение средств от покупателя , выданных ему, — возврат расхода;
- наименование товаров, работ, услуг, платежа, выплаты, их количество, цена за единицу с учетом скидок и наценок, стоимость с учетом скидок и наценок, с указанием ставки налога на добавленную стоимость;
- сумма расчета с отдельным указанием ставок и сумм налога на добавленную стоимость по этим ставкам;
- форма расчета (наличные денежные средства и (или) электронные средства платежа), а также сумма оплаты наличными денежными средствами и (или) электронными средствами платежа;
- должность и фамилия лица, осуществившего расчет с покупателем (клиентом), оформившего кассовый чек или бланк строгой отчетности и выдавшего (передавшего) его покупателю (клиенту);
- регистрационный номер контрольно-кассовой техники;
- заводской номер экземпляра модели фискального накопителя;
- фискальный признак документа;
- адрес сайта уполномоченного органа в сети «Интернет», на котором может быть осуществлена проверка факта записи этого расчета и подлинности фискального признака;
- абонентский номер либо адрес электронной почты покупателя (клиента) в случае передачи ему кассового чека или бланка строгой отчетности в электронной форме;
- адрес электронной почты отправителя кассового чека или бланка строгой отчетности в электронной форме в случае передачи покупателю (клиенту) кассового чека или бланка строгой отчетности в электронной форме;
- порядковый номер фискального документа;
- номер смены;
- фискальный признак сообщения.
Документы, которыми подтверждаются расходы командировочных работников, как правило, включают:
- билеты в обе стороны на авиа-, ж/д, автобусный транспорт, кассовые чеки о выдаче постельного белья;
- подтверждения расходов на проезд до вокзалов/аэропортов, находящихся за пределами городов, в труднодоступных районах;
- документы из места проживания — гостиничные счета, бланки строгой отчетности или кассовые чеки;
- страховые полисы на поездку;
- документы об оплате других сборов, связанных с поездкой;
- документы об оплате получения виз.
В подтверждение оплаты пользования легковым такси выдается кассовый чек или квитанция в форме бланка строгой отчетности. Указанная квитанция должна содержать обязательные реквизиты:
- наименование, серия и номер квитанции на оплату пользования легковым такси;
- наименование фрахтовщика;
- дата выдачи квитанции на оплату пользования легковым такси;
- стоимость пользования легковым такси;
- фамилия, имя, отчество и подпись лица, уполномоченного на проведение расчетов.
В квитанции на оплату пользования легковым такси допускается размещение дополнительных реквизитов, учитывающих особые условия осуществления перевозок пассажиров и багажа легковыми такси.
Таким образом, водитель легкового такси обязан выдать пассажиру по окончании поездки либо кассовый чек, отпечатанный контрольно-кассовой техникой, либо квитанцию в форме бланка строгой отчетности, которая должна содержать установленные реквизиты.
Командировочные расходы — это отдельный вид затрат учреждения, которые возникают в случае направления работника в служебную командировку. По закону, вне зависимости от целей командирования, работодатель обязан компенсировать понесенные издержки сотрудника. Состав расходов, которые подлежат возмещению, определен в ст. 168 ТК РФ:
- расходы по проезду;
- расходы по найму жилого помещения;
- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
- иные расходы, произведенные работником в служебных целях с разрешения или ведома работодателя.
Командировочные расходы выплачиваются сотруднику авансом (п. 10 Постановления Правительства РФ от 13 октября 2008 №749 (далее Постановление №749)).
Порядок и размер возмещения командировочных расходов определен в статье 168 ТК РФ:
- в федеральных учреждениях нормы определяются нормативными правовыми актами Правительства Российской Федерации;
- в государственных органах субъектов Российской Федерации — нормативными правовыми актами органов местного самоуправления;
Авансовый отчет: что можно принять к учету
Найм жилья включает в себя аренду жилья или гостиничного номера. Расходы по найму жилья возмещаются сотруднику за каждый день командировки (включая нерабочие праздничные и выходные дни), а также в случае временной нетрудоспособности. Возмещению не подлежат дни, когда сотрудник находился на стационарном лечении (п. 25 Постановления №749). В случае предоставления бесплатного жилого помещения расходы по найму жилья не возмещаются.
По возвращению из командировки сотрудник должен отчитаться за полученный аванс денежных средств или получить компенсацию за произведенные расходы. Таким документом служит авансовый отчет (форма по ОКУД 0504505). Отчет предоставляется в течение трех дней после возвращения из командировки. Сроком предоставления также может служить день, на который выдан аванс.
Также сотрудник должен предоставить следующие документы:
- по проезду — подтверждающими документами являются билеты, чеки, квитанции, электронные квитанции;
- по найму жилого помещения — квитанция из гостиницы или договор найма жилого помещения;
- по прочим затратам — чеки, товарные чеки, квитанции, накладные и иные документы;
- суточные — специального документа не требуется, подтвердить количество дней можно по билетам.
Отражение командировочных расходов необходимо отражать на следующих счетах бухгалтерского учёта (Приказ Минфина от 08.06.2018 №132н):
- суточные — субсчет 0 208 12 000 «Расчеты с подотчетными лицами по прочим несоциальным выплатам персоналу в денежной форме»;
- компенсация за использование в командировке личного транспорта — субсчет 0 208 22 00 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате транспортных услуг»;
- проживание и проезд — субсчет 0 208 26 000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате прочих работ, услуг».
Счет 0 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами» применяется с указанием КОСГУ (п. 21 Инструкции №157н, п. 13.6, 14.6 Приказ Минфина РФ от 29 ноября 2017 г. N 209н)
- 567 «Увеличение прочей дебиторской задолженности по расчетам с физическими лицами»;
- 667 «Уменьшение прочей дебиторской задолженности по расчетам с физическими лицами».
Для отражения в бухгалтерском учете государственного учреждения применяются следующие подстатьи КОСГУ:
- 212 («Прочие несоциальные выплаты персоналу в денежной форме») – суточные;
- 222 («Транспортные услуги») – компенсация за использование личного транспорта;
- 226 («Прочие работы, услуги») – оплата проезда, найма жилого помещения, прочих затрат.
Учет командировочных расходов в учреждении
5.2. Перерасход по утвержденному авансовому отчету (в том числе в случае его представления по собственным потраченным средствам в соответствии с п. 1.7) выдается работнику из кассы в течение 2 рабочих дней после утверждения авансового отчета.
Все наличные денежные обращения в РФ регламентируются двумя указаниями Банка России 2021 и 2021 года. И если Указание Банка России от 07.10.2021 № 3073-У имеет всеобъемлющий характер и регламентирует наличные денежные обращения на всей территории РФ, то Указание Банка России от 11.03.2021 № 3210-У является, по сути, регламентом кассовой дисциплины на предприятиях. Именно этот нормативный акт устанавливает порядок расчетов с подотчетными лицами. И в нем появились новшества, которые сильно повлияли на представление о подотчетных суммах.
В п. 2 Письма ФНС от 10.08 2021 № АС-4-20/15566@ говорится, что если сотрудник производит оплату наличными денежными средствами в пользу поставщика за материально-товарные ценности, продавец обязан выдать ему кассовый чек. И даже если сотрудник имеет доверенность (как представитель юрлица), то это ничего не меняет. Письмо УФНС по г. Москве от 14.06.2021 № 17-26/2/125945@, четко указывает на то, что встречный чек выпускать не нужно.
- Сотрудник предоставляет в бухгалтерию приказ на выдачу денег подотчет за подписью руководителя учреждения в произвольной форме.
- Подотчетным лицам, изменения 2021 года утвердили это нововведение, теперь разрешается иметь задолженность по ранее выданным авансам. Но перед выдачей произведите полную сверку взаиморасчетов с ним.
- Сотрудник предоставляет авансовый отчет не позднее 3 рабочих дней после даты, установленной в приказе. К авансовому отчету необходимо приложить все имеющиеся документы, подтверждающие расходы. Неизрасходованные деньги возвращаются в кассу организации (бухгалтер создает приходный кассовый ордер).
- Бухгалтер или кассир проверяет полученные авансовый отчет и первичные документы на предмет правильности их заполнения. Срок проверки устанавливается самостоятельно каждым учреждением через локальные акты.
Кассовый чек, который выдают сотруднику при покупке, подтверждает, что тот оплатил покупку. Кроме того, из кассового чека проще всего понять, на что подотчетник потратил деньги компании. Минфин полагает необходимым прикладывать кассовые чеки к авансовому отчету (письмо от 31.05.2021 № 03-03-06/1/37141).
С 1 июля 2021 года чеки будут обязаны почти все продавцы. Так, допустим, онлайн-кассу обязаны будут использовать ИП на патенте, которые не нанимали сотрудников (Федеральный закон от 03.07.2021 № 192-ФЗ). Это означает, что если подотчетник что-то купил у него, то чек должен быть. Ранее чека могло не быть, поскольку его не был обязан выдавать ИП-продавец.
Правило № 2: руководитель утверждает срок, по истечении которого сотрудник должен отчитаться по авансу. Когда срок истекает, сотрудник должен сдать отчет в бухгалтерию в течение трех рабочих дней или после выхода на работу. При покупке товаров для организации за наличные также нужно оформить документы, которые обоснуют расходы и вычеты по НДС.
Учет обязательств при расчетах с подотчетными лицами
Сотрудник который ездил за границу и получил аванс в валюте, в авансовом отчете (ф. 0504505) дополнительно заполняет графу «в валюте». Все валютные суммы пересчитайте в рубли по официальному курсу ЦБ на дату выдачи аванса. Если официального курса нет, применяйте кросс-курс соответствующей валюты – его считайте исходя из курсов иностранных валют, которые устанавливает Банк России. Либо используйте курс, рассчитанный по котировкам иностранной валюты на международных валютных рынках.
- на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;
- на оформление обязательной медицинской страховки;
- обязательные консульские и аэродромные сборы;
- сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;
- иные обязательные платежи и сборы.
К командировочным расходам относится оплата:
- Проездных билетов (самолет, поезд и т.д.);
- Постельных принадлежностей (в поездах);
- Трансферных услуг, если вокзал или аэропорт находятся вне города, где работает сотрудник;
- Суточных расходов;
- Проживания в гостинице или на съемной квартире;
- Дополнительных расходов, связанных с выполнением поставленных задач и разрешенных руководителем.
Все расходы должны быть подтверждены документально. Распределяя затраты по видам расходов, бухгалтера должны руководствоваться таблицей соответствия КВР и КОСГУ. Это касается всех учреждений, внебюджетных фондов и госорганов.
Отнесение расходов на компенсацию проезда, проживания, суточных и других командировочных расходов для работников:
- казенного, бюджетного или автономного учреждения – КВР 112, КОСГУ 212;
- государственных (муниципальных) органов – КВР 122, КОСГУ 212;
- государственных внебюджетных фондов – КВР 142, КОСГУ 212.
Для военнослужащих и приравненных к ним лицам отнесите расходы на КВР 134, КОСГУ 212.
Если учреждение оплачивает проживание и проезд сотрудника по договору или контракту со сторонними организациями, расходы относите:
При командировке сотрудника заграницу, расходы на оформление визы, загран паспорта, и медстраховки также отражаются по КВР 112 и КОСГУ 212.
Рассмотрим случай, когда сотрудник отправился в командировку на личном автомобиле с разрешения руководителя или организции. Расходы сотрудника на эксплуатацию автомобиля отнесите на КВР 112 (122, 134, 142) и КОСГУ 212 (например, затраты на бензин). При этом обязательно нужны оправдательные документы (счет, квитанции, кассовые чеки и т.п.)
Скачать пример служебной записки
Если на ремонт машины и покупку запчастей был заключен гражданско-правовой договор со сторонней организацией, то расходы проведите как хозяйственные: КВР 244, КОСГУ 340 и 225.
Скачайте шпаргалки в Системе Госфинансы:
Шпаргалка по командировочным расходам на КВР И КОСГУ для сотрудников госучреждений
Шпаргалка по командировочным расходам на КВР и КОСГУ для сотрудников госорганов
Работникам зачастую приходится отправляться в другие населённые пункты по служебной надобности. Такие поездки (командировки) предусмотрены законом (ст.
166 ТК РФ) и предполагают выполнение конкретных заданий.
Понятие командировки не относится к наёмным работникам, у которых вид деятельности предполагает постоянную работу в дороге (водители междугородного транспорта, проводники и т. п.).
Ст. 167 ТК РФ гарантирует сотруднику возмещение работодателем тех расходов, которые связаны со служебной командировкой.
В бухгалтерии проверка отчёта командированного начинается с подтверждения правильности расчёта суточных. Дневную сумму суточных умножают на количество дней командировки. В эти дни всегда входят день отъезда и день приезда. Эти даты проверяют по билетам, приложенным к отчёту.
Не имеет значения время отправления и прибытия транспорта.
Если поезд отправился 17 января в 23 часа 50 минут, то 17 января следует считать днём отъезда в командировку с платой за этот день суточных (даже если днём сотрудник находился на рабочем месте). И также днём приезда из командировки (с оплатой суточных) будем считать день, в который поезд командированного прибыл, например, в 2 часа ночи.
Командированному работнику оплачиваются все дни нахождения в пути
Суточные положено выплачивать также за выходные и праздничные дни, приходящие на срок командировки, а также за дни в пути. На выплату суточных не влияет включение стоимости питания в стоимость билета (Письмо Минфина от 02.03.2018 № 03–03–07/11901).
Расходы относят на те счета учёта, которые отражают цель работы сотрудника в командировке.
Если в приложенных к авансовому отчёту документах НДС выделен надлежащим образом (в счетах-фактурах, на бланках строгой отчётности), НДС по таким документам относим на счёт 19 и предъявляем в бюджет к вычету.
Стоимость проездного документа (билета на самолёт, автобус или поезд) возмещается работодателем. Обычно выбор категории транспорта согласовывается командируемым сотрудником с руководством, поскольку от категории транспорта зависит и стоимость билета.
Длительность командировки согласовывается работодателем и сотрудником самостоятельно и обосновывается приказом руководителя, а командировочное удостоверение оформлять с 2016 года не нужно (Постановление Правительства от 29.12.2014).
Российское налоговое законодательство не относит суммы, полученные от работодателя на расходы в командировке, к доходам командированного работника, поэтому такие суммы не входят в базу обложения по НДФЛ и по страховым взносам (п. 2 ст. 422 НК РФ и п. 3 ст. 217 НК РФ).
В эти необлагаемые суммы входят подтверждённые документами расходы на проезд от места расположения компании в пункт выполнения командировочного задания и обратно, а также все сопутствующие этому проезду обоснованные расходы (посадочные талоны, услуги аэропортов, оплата провоза багажа).
В состав необлагаемых сумм включены также расходы в населённом пункте, куда сотрудник был командирован. Сюда относят чеки гостиниц, чеки на оплату услуг связи.
Не облагаются налогом и суточные, но здесь установлен необлагаемый максимум: 700 рублей за день в РФ и 2500 рублей для командировки за пределы РФ. Это ограничение относится и к НДФЛ, и к страховым взносам (п. 2 ст.
422 НК РФ). Исключение для такого ограничения суточных составляют взносы по соцстраху «на травматизм» — для них необлагаемой считается вся сумма суточных, установленных в организации (Письмо ФСС от 17.11.2011 № 14–03–11/08–13985).
Аналогично суточным производится налогообложение НДФЛ оплаты за наём жилого помещения в случае, когда не представлены документы (не более 700 рублей за день в РФ и не более 2 500 рублей за границей). Страховыми взносами здесь не облагается вся сумма.
Предоплата по госконтрактам в 2021 году
Порядок применения КОСГУ с 1 января 2021 года утвержден отдельным документом – Приказом Минфина РФ от 29.11.2018 № 209н (далее – Порядок № 209н). Согласно данному документу правила применения КОСГУ в части командировочных расходов изменились. Для наглядности приведем эти изменения в таблице.
| 2021 год | 2021 год | |
| Возмещение персоналу: | ||
| расходов на проезд к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы транспортом общего пользования, соответственно, к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта, при наличии документов (билетов), подтверждающих эти расходы | 226 | 212 |
| расходов на наем жилых помещений | 226 | 212 |
| иных расходов, произведенных работником в служебной командировке с разрешения или ведома работодателя в соответствии с коллективным договором или локальным актом работодателя | 226 | 212 |
| Выплата суточных, а также денежных средств на питание (при невозможности приобретения услуг по его организации), а также компенсация расходов на проезд и проживание в жилых помещениях (наем жилого помещения) спортсменам и студентам при их направлении на различного рода мероприятия (соревнования, олимпиады, учебную практику и иные мероприятия) | 226 | 296 |
Возмещение персоналу суточных, как и раньше, следует относить на подстатью 212 «Прочие несоциальные выплаты персоналу в денежной форме» КОСГУ (п. 10.1.2 Порядка № 209н).
При выплате (возмещении) учреждением денежных средств командированным лицам они признаются подотчетными лицами. Для отражения в бухгалтерском учете расчетов с ними предназначен счет 0 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами» (п. 212 Инструкции № 157н).
Поскольку применение аналитических счетов по счету 0 208 00 000 тесно связано с использованием соответствующих кодов КОСГУ, при отражении командировочных выплат:
- персоналу (за исключением суточных) с 2021 года нужно применять аналитический счет 0 208 26 000 (вместо счета 0 208 12 000);
- учащимся, спортсменам – аналитический счет 0 208 26 000 (вместо счета 0 208 96 000).
Увеличение (уменьшение) дебиторской задолженности командированных лиц (подотчетных лиц) на счете 0 208 26 000 отражается бюджетными (казенными) учреждениями с указанием в 24 – 26‑м разрядах номера соответствующего кода КОСГУ (п. 21 Инструкции № 157н). До 2021 года для этого применялись следующие коды КОСГУ:
- 560 «Увеличение прочей дебиторской задолженности»;
- 660 «Уменьшение прочей дебиторской задолженности».
С 2021 года эти коды детализированы (561 – 569, 661 – 669) в зависимости от вида контрагентов, с которыми осуществляются расчеты (п. 13.6, 14.6 Порядка № 209н).
По мнению автора, при отражении расчетов с командированными лицами (как и с прочими подотчетными лицами) бюджетным (казенным) учреждениям в 2021 году следует использовать коды 567, 667 КОСГУ, обозначающие расчеты с физическими лицами.
Что касается автономных учреждений, они в 24 – 26‑м разрядах номера счета (в частности, счета 0 208 00 000) указывают нули. По крайней мере, такое правило существовало до 2021 года и действует до сих пор.
Вместе с тем стоит отметить, что согласно подготовленному проекту изменений Инструкции № 183н предполагается, что автономные учреждения также будут проставлять соответствующие коды КОСГУ в 24 – 26‑м разрядах номера счета аналогично бюджетным и казенным учреждениям.
Общие правила заполнения авансового отчета таковы:
- С 30.11.2020 данный отчет составляется в течение того количества рабочих дней, которое установлено в локальных актах работодателя, с момента:
- истечения срока, на который выданы средства, указанного в заявлении работника о выдаче денег под отчет;
- выхода сотрудника на работу, если срок, на который выданы деньги, истек в период его болезни или отпуска;
- возвращения работника из командировки.
Требование о 3-х дневном сроке представления отчета с 30.11.2020 исключено указанием Банка России от 05.10.2020 № 5587-У. Какие еще нововведения в порядке учета кассовых операций вступили в действие, рассказали эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе К+ и бесплатно переходите в обзорный материал.
За нарушение срока работника можно наказать материально.
Подробнее об этом см. в статье «Работник опять задержал первичку? Накажите рублем».
- Отчет оформляется по унифицированной форме АО-1 или по форме, принятой организацией.
Скачать бланк отчета вы можете у нас на сайте — см. «Унифицированная форма № АО-1 — авансовый отчет (скачать)».
- Заполняется совместными усилиями работника и бухгалтера.
- Утверждается руководителем.
- В качестве приложений к отчету обязательны документы, подтверждающие понесенные работником расходы — чеки, счета, билеты и т. п.
Заполнение авансового отчета требует совместной работы подотчетного лица и бухгалтера. Заполненный отчет, подписанный главным бухгалтером и руководителем, является документом, на основании которого отражаются операции в учете.
Дополнительно материалы по теме расчетов с подотчетными лицами смотрите в статьях:
- «Составляем приказ о подотчетных лицах — образец 2020 — 2021»;
- «Возврат подотчетным лицом суммы неизрасходованного аванса»;
- «Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами (нюансы)»;
- «Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами».
Заявление составляется в произвольной форме и должно содержать следующие реквизиты (п. 6.3 указания 3210-У):
1 Сумму необходимых для покупки средств.
2 Срок, на который выдаются ДС.
3 Разрешающую визу руководителя и дату.
В 2021 году допускается выдача средств подотчетному лицу, даже если оно не отчиталось по ранее полученным авансам (п. 1.3 указания № 4416-У).
Необходимость оформлять заявление при перечислении ДС на карту сотрудника или корпоративную карту компании законодательно не закреплена, поскольку указание № 3210-У регулирует только операции с денежной наличностью. Однако чиновники считают, что заявление работника все же необходимо (письмо Минфина № 03-11-11/42288).
Однако многие бухгалтеры игнорируют нормы указаний ЦБ РФ и не требуют оформления ни заявлений подотчетными лицами, ни задокументированных распоряжений на выдачу подотчетных сумм от руководителя. Налоговики во время проверки могут посчитать такой подход нарушением и попытаться оштрафовать компанию на основании положений п. 1 ст. 15.1 КоАП «Нарушение порядка работы с денежной наличностью». Однако отдельный штраф именно за несоблюдение норм п. 6.3 указания № 3210-У не установлен. В связи с чем его можно будет оспорить в суде.
Положительная судебная практика уже имеется, например постановление 9-го Арбитражного апелляционного суда № 09АП-11841-АК. Кроме того, суды также принимали сторону налогоплательщиков и при иных нарушениях работы с наличностью, выявленных налоговиками в ходе проверки (постановление 9-го Арбитражного апелляционного суда № 09АП-10884).
Таким образом, выдача подотчетных сумм обязательно должна предваряться одним из документов: заявлением работника или приказом директора. Иначе возможны претензии проверяющих.
Если в положении о расчетах с подотчетными лицами компания утвердила необходимость составления заявления на подотчет, то в целях экономии времени рекомендуем вам оформить соответствующий шаблон заявления — тогда сотрудникам останется вписать необходимые сведения и завизировать документ у руководителя.
Заполнить заявление может и сотрудник бухгалтерии, а после — подписать его у подотчетного лица. Кроме того, разрешающую визу вместо директора может проставить любой сотрудник, уполномоченный на это соответствующей доверенностью. Таким образом, процесс оформления заявлений предельно упростится.
Все организации, в соответствии с ч. 1 ст. 19 ФЗ № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», обязаны организовать внутренний контроль за осуществлением хозяйственных операций. В полной мере это относится и к выдаче денежных средств так называемым подотчетникам. В компании должно быть четкое понимание, кому, на каком основании, на какой срок выдавать деньги, когда должны отчитаться работники. Наладить или укрепить финансовую дисциплину в работе с подотчетниками вам поможет предлагаемый в статье образец приказа на подотчетные суммы (будут даны 2 варианта документа).
Отметим, что в 2021 году получить деньги работники могут не только на основании заявления, но и на основании распорядительного документа организации (п. 6.3 Указания ЦБ РФ № 3210-У).
Если в компании деньги выдаются периодически одним и тем же сотрудникам, эти операции следует упорядочить, установив перечень лиц, которые имеют право получать денежные средства на постоянной основе. Можно установить лимиты по суммам и срокам предоставления авансов. Чтобы не издавать отдельный приказ о сроках отчета по подотчетным суммам, можете этот важный момент тоже отобразить в едином документе.
Преимущества такого способа регулирования кассовой дисциплины очевидны:
• бухгалтерия «в курсе», кому и сколько можно выдать денег;
• работники заранее планируют свои расходы;
• работники (в отличие от бухгалтера, не всегда осведомленные о сроках отчета по авансу) под подпись ознакомлены со сроками предоставления авансового отчета;
• оптимизируется документооборот: не нужно писать заявление на каждый аванс.
Если в вашей фирме деньги из кассы выдаются эпизодически или понадобилось выдать средства сотруднику, не указанному в общем документе, то вам больше подойдет распоряжение на выдачу сумм для разового случая.
Заявление на выдачу подотчетных средств по обязательной форме писать не нужно. Требуемые суммы на нужды предприятия выдаются на основании приказа, распоряжения или решения руководителя либо по письменному заявлению подотчетного лица в произвольной форме. В таком заявлении должны содержаться сведения о суммарной величине выдаваемых подотчетных наличных и на какой срок можно выдавать деньги в подотчет. Документ подписывает руководитель учреждения и проставляет дату.