Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Где может понадобиться копия трудовой книжки». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Содержание:
Все документы, касающиеся профессиональной деятельности, работодатель обязан предоставить бесплатно. Если же вы уволились и вам понадобилась заверенная копия ТК, то делать её придётся у нотариуса за деньги.
Сделайте нотариальное заверение копии
Когда вы сделали копию трудовой книжки, важно получить ее нотариальное заверение. Это нужно для того, чтобы ваша копия имела юридическую силу и могла быть использована в официальных целях.
Чтобы нотариус мог заверить вашу копию, вам надо предоставить начальную трудовую книжку и оригинал копии. Нотариус проверит, что копия соответствует оригиналу и внесет свою печать, подпись и дату на копию.
Важно понимать, что копия и оригинал должны быть пронумерованы. Нотариус проставит уникальный номер на оригинале и копии, чтобы они были связаны между собой и не могли быть подменены.
После нотариального заверения, ваша копия будет иметь юридическую силу и являться действительным документом.
Заверенная нотариусом копия трудовой книжки может потребоваться в различных ситуациях, таких как трудоустройство, получение кредита или другие юридические процедуры. Поэтому важно иметь копию, которая имеет юридическую силу.
Что такое трудовая книжка и какая информация содержится в ней
Трудовая книжка — это документ, в котором фиксируется и хранится информация о трудовой деятельности гражданина. Она содержит важные сведения о работниках и работодателях, периодах работы, должностях, а также записи о выплате заработной платы, использовании отпусков и прочих фактах, относящихся к трудовой жизни.
Заверения трудовой книжки у нотариуса является процедурой, в результате которой нотариус подтверждает правомерность и достоверность информации, содержащейся в книжке. Это важная процедура для различных ситуаций, таких как устройство на работу, получение ипотеки или кредита, оформление наследства и т.д.
Что именно содержится в трудовой книжке? Она включает следующую информацию:
- Персональные данные работника: фамилия, имя, отчество, дата рождения, паспортные данные и т.д.
- Сведения о работодателях: название организации, адрес, контактные данные.
- Записи о трудовой деятельности: даты приема на работу и увольнения, должности, отделы и подразделения, где работал сотрудник.
- Сведения о заработной плате: размер заработной платы, сведения об удержаниях, доплаты, премии и т.д.
- Использование отпусков и отгулов: даты отпусков, количество отгулов.
- Записи о переводах и перемещениях: сведения о переводах на другую должность или в другое подразделение.
- Записи о дисциплинарных взысканиях: факты наложения дисциплинарного взыскания на сотрудника.
Ответственность за несвоевременную выдачу или отказ от выдачи копии документа
За задержку или отказ в выдаче предусмотрены меры ответственности. Данные меры регламентируются Кодексом об административных правонарушениях (ст. 5.27). За нарушение, совершенное в первый раз, предусмотрены штрафные санкции, представленные в таблице.
| Субъект | Сумма (руб.) |
|---|---|
| должностное лицо | 1000-5000 (штраф может быть заменен на предупреждение) |
| предприниматель | 1000-5000 |
| юридическое лицо | 30000-50000 |
Для чего и кому может понадобиться копия трудовой книжки
Если возникает потребность, оформить копию трудовой книжки как для банка, так и для других нужд работодатель обязан по письменному заявлению сотрудника.
Важно! По заявлению работника служащие отдела кадров обязаны в течение 3 дней сделать копию сами. Причём абсолютно бесплатно.
Данные за предшествующие периоды можно получить исходя из трудовой книги. Однако на момент ухода на пенсию не все будущие пенсионеры увольняются с работы. В таком случае будущий пенсионер запрашивает сканированный дубликат.
Но как только вы обратитесь к новому работодателю, в банк или за пособием, например, по безработице, вам потребуется такой документ.
Чаще всего с таким документом человек идет в банковское учреждение за получением кредитов. А банку необходимы о своем новом заемщике такие сведения, как стаж работы, компания, где он трудится, уровень заработной платы и наличие официального трудоустройства. На основе такой информации банк и решает, выдавать своему клиенту деньги или же отказать ему.
Новые правила заверения трудовой книжки в 2021 году
Копия — это экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника. А заверенная копия — это копия, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость (подп. 23, 25 п. 3.1 ГОСТ Р 7.0.8-2013, утв. приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст). По письменному запросу сотрудника предприятие, где он работает, выдает ему сведения в электронном или бумажном виде. Предпочтительный вариант документа указывается в заявлении работника. Но, поскольку цифровой вариант копии ЭТК необходимо заверять усиленной квалифицированной электронной подписью работодателя, его выдают только при наличии такой подписи.
Подытоживая ситуации, в которых может понадобиться копия трудовой книжки, можно составить основной список:
- для себя. На случай утраты или собственного повторного прочтения;
- для Пенсионного фонда;
- для Федеральной налоговой службы;
- для получения визы в некоторые страны;
- для предъявления потенциальному работодателю;
- для получения банковского кредита.
Прежде чем рассказать, как правильно заверить трудовую книжку, если работает по настоящее время сотрудник, напомним, что сама трудовая книжка является собственностью трудящегося. Но она временно находится у работодателя, чтобы тот заносил в документ все необходимые сведения о профессиональной деятельности гражданина.
Трудовая книжка – это один из важнейших документов, необходимых для устройства на работу. В ней фиксируется история трудовой деятельности человека, которая представляет немалый интерес для работодателя. На каждом новом месте работы в трудовой книжке делают записи. В них фиксируются названия предприятий, занимаемые должности и другая важная информация.
Рассмотреть обращение работника за копией трудовой книжки или иных документов необходимо в трехдневный срок. И не только рассмотреть, но и успеть правильно подготовить запрашиваемые выписки, с учетом требований к образцу, как заверить копию трудовой книжки в 2022 году, и его обязательных реквизитов.
При утрате или порче книжки необходимо ее восстановление. Однако для внесения записей в дубликат, потребуется подтверждение каждой записи.
Целей, по которым работнику может понадобиться трудовая книжка, несколько. И, конечно, все они серьёзные.
Трудовая книга – основное документальное подтверждение места работы, должности и периодов занятости гражданина. Его сохранность обеспечивается работодателем. В случае необходимости работнику выдается копия трудовой.
Зачем нужна копия трудовой книжки:
- Для оформления кредита или ипотеки. Если заемщик является держателем зарплатной карты банка, в котором оформляется заем, то копия может не понадобиться: все зависит от условий кредитной организации.
- Для трудоустройства: владелец книжки может взять в отделе кадров копию, чтобы вместе с ней направиться на потенциальное новое место работы. Для руководителя это может послужить доказательством наличия требующегося опыта и отсутствия негативных причин увольнения: за пьянство, кражу и т.д.
- Для пенсионного фонда: через него происходит расчет страхового стажа и пенсии.
- Для получения загранпаспорта: одним из условий ФМС является предоставление копии трудовой.
- Для восстановления оригинала трудовой, если он утерян. Если утрата книжки произошла по вине кадровика или руководителя, то восстановлением должны заниматься они. Если же сам владелец потерял данный документ, то все обязанности по решению проблемы возлагаются на него: ему придется посетить все организации, в которых он работал ранее, чтобы поставить отметки о предыдущих местах трудовой деятельности.
Книжка является важным документом, поэтому ее хранение строго регулируется Трудовым законодательством. Согласно ему при оформлении человека на работу, он сдает свою книжку работодателю. И она должна храниться в течение всего времени трудоустройства у него.
Выдается она в последний день работы сотрудника. При необходимости работнику подтверждения стажа или трудоустройства предоставляется заверенная копия книжки.
Единственным исключением из правил является необходимость предоставления ее в Соцстрах. В этом случае работодатель обязан выдать под роспись оригинал документа. Но сотрудник обязан вернуть его не позднее 3 дней после того момента, как ему вернут книжку из Соцстраха.
Все остальные организации, независимо от их государственного или коммерческого направления, не имеют права требовать предоставления оригинала книжки, если человек официально трудоустроен.
Российские граждане могут въезжать без ограничений далеко не во все страны мира. И условия оформления визы в каждой стране могут быть различны. Например, для оформления Шенгена обязательным является предъявление документов, подтверждающих свое трудоустройство.
Если человек нигде не работает и не имеет собственного бизнеса, который он может подтвердить документально, получить визу в страны Евросоюза практически невозможно.
Принимающая страна должны убедиться, что вас удерживают обязательства в своей стране, и вы не задержитесь нелегально за рубежом.
Ранее копия книжки требовалась и при получении загранпаспорта. Но сейчас в ней нет необходимости. Если при оформлении загранника с вас будут требовать предъявление копии, знайте, что это незаконно.
Трудовая книжка хранится на предприятии, на котором работает сотрудник, поэтому обращаться за копией можно к одному из следующих лиц:
- руководитель предприятия;
- главный бухгалтер;
- сотрудник кадрового отдела предприятия.
Конкретное лицо, к которому можно обратиться, зависит от размеров предприятия и организации кадровой работы на нем (подробнее тут). Для получения копии сотруднику необходимо соблюдать следующую последовательность действий:
- Обратиться в подразделение предприятия, на котором хранятся трудовые книжки.
- Написать заявление на получение копии трудовой. Составляется оно с соблюдением стандартных требований, в основной части документа указывается просьба выдать копию трудовой книжки и цель, для которой она требуется. При этом отсутствие уважительной причины для получения копии не является основанием для отказа в ее выдаче – работодатель обязан выдать документ в любом случае.
- Ожидать получения копии. Работодателю на оформление этого документа дается 3 дня с момента подачи сотрудником заявления.
После окончания установленного срока работник должен получить оформленный и заверенный документ. Обязанность по подготовке копии лежит на лице, которое отвечает на предприятии за кадровую деятельность и ведение трудовых книжек.
Этот порядок действий используется в том случае, если гражданин трудоустроен и его книжка хранится у работодателя. Однако если он является безработным, но ему требуется копия, изготавливает он ее самостоятельно.
После снятия копий со всех страниц их можно заверить у руководителя по последнему месту работы. Если данное предприятие или организация были ликвидированы, то единственный вариант – обращаться к нотариусу.
Стоит учитывать, что у копии трудовой книжки установлен определенный срок действия. Его продолжительность зависит от того, кто оформлял документ:
- Копия, предоставленная работодателем (руководителем, главным бухгалтером, кадровой службой предприятия) действительна в течение одного месяца.
- Документ, заверенный нотариально, не имеет ограниченного срока действия.
В обоих случаях копия может использоваться только до того момента, пока в нее не будут внесены новые записи о работе. После этого документ становится недействительным и не может дальше использоваться.
Для чего надо предъявлять оригинал трудовой книжки
Если заемщик является держателем зарплатной карты банка, в котором оформляется заем, то копия может не понадобиться: все зависит от условий кредитной организации.
- Для трудоустройства: владелец книжки может взять в отделе кадров копию, чтобы вместе с ней направиться на потенциальное новое место работы. Для руководителя это может послужить доказательством наличия требующегося опыта и отсутствия негативных причин увольнения: за пьянство, кражу и т.д.
- Для пенсионного фонда: через него происходит расчет страхового стажа и пенсии.
- Для получения загранпаспорта: одним из условий ФМС является предоставление копии трудовой.
- Для восстановления оригинала трудовой, если он утерян. Если утрата книжки произошла по вине кадровика или руководителя, то восстановлением должны заниматься они.
Что делать, если данные в трудовой книжке неверны?
Если данные в трудовой книжке неверны, необходимо предпринять несколько шагов для их исправления. Прежде всего, необходимо связаться с работодателем, допустившим ошибку и сообщившим о ней. Важно предоставить достоверные доказательства и объяснить, в чем именно заключается ошибка.
Если работодатель не согласен исправить ошибку или отказывается принять вашу жалобу, вы можете обратиться в местные органы по труду или в суд. В этом случае целесообразно обратиться к юристу или специалисту по трудовому праву за консультацией и помощью в дальнейших действиях.
Важно отметить, что процесс исправления данных в трудовой книжке может занять длительное время и потребовать предоставления дополнительных документов. Например, вас могут попросить предоставить копии трудовых договоров, допусков или других документов, подтверждающих трудовой стаж или размер заработной платы.
Если вы подаете заявление на изменение данных в трудовой книжке, рекомендуется сохранить и скопировать все оригиналы документов. Также может быть полезно составить письменное заявление о необходимости внесения изменений в данные и сохранить подтверждение этого в виде доказательств или других документов.
Получить копию трудовой книжки можно несколькими способами. Первый способ — непосредственно в отделе кадров предприятия или организации, где работает сотрудник. В этом случае работник должен написать заявление о выдаче ему копии трудовой книжки. В заявлении необходимо указать причину, по которой работник нуждается в получении копии документа.
Альтернативным вариантом является подача письменного заявления на имя работодателя. В этом случае работник должен сообщить о причинах, по которым ему необходимо получить копию трудовой книжки. Запрос должен быть отправлен по почте или вручен лично с уведомлением о вручении.
Третий способ — обратиться к работодателю по электронной почте или заполнив соответствующую форму на сайте организации. В этом случае работник должен указать свои персональные данные и причину, по которой ему необходимо получить копию трудовой книжки.
Независимо от способа подачи заявления работник имеет право получить копию трудовой книжки для оформления различных документов или в случае утери оригинала. Для получения копии сотрудник должен предоставить необходимые документы, подтверждающие его личность и интеграцию в организацию.
Как официально оформить копию трудовой книжки?
Официальное оформление копии трудовой книжки требует выполнения определенных шагов и соблюдения правил. Во-первых, необходимо обратиться в орган, который имеет право на оформление таких копий, такими органами могут быть управление Государственной инспекции труда или территориальные отделы Министерства труда и социальной защиты. Сотрудники этого органа смогут помочь вам на всех этапах оформления.
Перед тем, как обратиться в орган, необходимо подготовить некоторые документы. Ваша заявка будет обрабатываться быстрее и более эффективно, если вы предоставите следующую информацию: копию трудовой книжки (заявитель должен предъявить свою оригинальную трудовую книжку), оригинал вашего паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, и заявление на получение копии трудовой книжки. Заявление может быть написано в свободной форме, но должно содержать информацию о причине запроса (например, утеря копии).
После подачи заявления и предоставления необходимых документов вам будет предложено заполнить специальную анкету с информацией о вашей трудовой деятельности. Вам следует быть внимательным при заполнении анкеты и указывать точную информацию, чтобы избежать ошибок в будущем.
После этого остается только дождаться окончания процедуры оформления копии трудовой книжки. Время ожидания может варьироваться, но обычно оно не превышает 30 дней. Затем вам будет предложено забрать готовую копию трудовой книжки лично или предоставить доверенность на получение ее третьим лицом.
Где использовать копию трудовой книжки?
Копия трудовой книжки может быть полезна в различных ситуациях и она может использоваться в нескольких важных случаях:
- При устройстве на работу: Копия трудовой книжки может быть предоставлена работодателю при приеме на работу в качестве доказательства предыдущего трудового опыта.
- При получении кредита: Некоторые кредитные учреждения требуют предоставления копии трудовой книжки для оценки заемщика и выдачи кредита.
- При покупке жилья: Банки и ипотечные кредиторы также могут потребовать предоставления копии трудовой книжки при оформлении ипотеки или при покупке жилья в рассрочку.
- При получении пособий: Копия трудовой книжки может быть необходима для получения различных государственных пособий, таких как ежемесячные выплаты по безработице или пособия по беременности и родам.
В целом, копия трудовой книжки является важным документом, который может быть использован в различных ситуациях, связанных с трудовой деятельностью человека. Поэтому рекомендуется хранить ее в безопасном месте и иметь возможность предоставить копию по требованию.