Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Документированная процедура внутренние аудиты смк». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Содержание:
Для проведения аудита СМК необходимо наличие следующих документов:
- план аудитов на текущий год;
- план проведения аудита конкретного подразделения (контрольный лист) с указанием следующих пунктов:
наименование подразделения,цель и задачи аудита,список аудиторской группы,
дата и место проведения аудита,перечень документов, на соответствие которым проводится аудит,
перечень контрольных вопросов,список должностных лиц, которым должны быть направлены копии отчета об аудите.
13 шагов внутреннего аудита СМК с ISO 19011
При проведении аудита СМК возможно использование фотоаппарата. Наличие фотоаппарата является преимуществом, так как только видеофиксация позволит нам довести масштаб «беспорядка» до конечного потребителя продукта аудита СМК (как правило, руководителя). Видеофиксация помогает также избежать фальсификации и субъективизма. Фотографии нарушений с комментариями вставляются в отчет обаудите СМК. При проведении повторного аудита СМК по результатам корректирующих мероприятий фотографии, расположенные в отчете, являются определяющим наглядным фактором.
Процесс проведения аудита СМК включает в себя три стадии:
- Предварительную проверку документации.
- Проверку на месте.
- Составление отчета по аудиту.
Предварительная проверка документации
Системная документация по обеспечению качества, по возможности, проверяется в полном объеме. До проведения основного аудита аудитор может запросить основную документацию для предварительного изучения. Сертификационные аудиты всегда проводятся с запросом основных документов в электронном виде. При этом с аудитором подписывается соглашение о конфиденциальности.Проводится анализ результатов предшествующих аудитов. Основное внимание уделяется не только несоответствиям, но и корректирующим мерам и отметкам об их выполнении.
Требования данной процедуры распространяются на все подразделения, а также на всех должностных лиц компании «KPMS», принимающих участие во внутренних аудита СМК.
3. Нормативные ссылки
ИСО 9000:2005 – «Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь».
ИСО 9001:2008 – «Система менеджмента качества. Требования».
ИСО 19011:2002 – «Руководящие указания по проверке систем менеджмента качества и (или) охраны окружающей среды».
Термины и определения:
Аудит (проверка) — систематический, независимый и документированный процесс получения свидетельств аудита и объективного их оценивания с целью установления степени выполнения согласованных критериев (ИСО 9000:2005).
Аудитор — лицо, продемонстрировавшее личные качества и компетентность, необходимые для проведения аудита (ИСО 9000:2005).
Группа аудиторов — один или более аудиторов, проводящих аудит с привлечением (при необходимости) технических специалистов.
Применяемые сокращения:
ДП – документированная процедура;
СМК – система менеджмента качества.
Аудит СМК в компании «KPMS» проводится с целью:
- определить уровень соответствия СМК требованиям стандарта ИСО 9001:2008;
- определить уровень соответствия СМК требованиям внутренних нормативных документов.
Аудит может проводиться планово (на основании годового плана аудитов) и внепланово (на основании распоряжения генерального директора).
Периодичность проведения планового аудита должна составлять не реже 1 раза в шесть месяцев.
Ответственным за организацию аудитов является уполномоченный по качеству.
Ответственным за проведение аудитов является ведущий аудитор.
Годовой план внутренних аудитов разрабатывается и утверждается не позднее 20 декабря. Годовой план внутренних аудитов разрабатывает уполномоченный по качеству. При планировании внутренних аудитов СМК предусматривается обязательная проверка каждого из подразделений, каждого из процессов и каждого из требований ИСО 9001:2008.
Перед началом каждого аудита разрабатывается график аудита. График разрабатывается за неделю до даты проведения аудита.
Для проведения внутренних аудитов из числа сотрудников компании назначаются ведущий аудитор, аудиторы и технические специалисты. Кандидатуры ведущего аудитора и аудиторов определяются уполномоченным по качеству. Назначение ведущего аудитора и аудиторов осуществляется приказом генерального директора по личному составу. В приказе может указываться срок назначения. Если срок не указан, то ведущий аудитор (аудиторы) считается назначенным бессрочно и теряет свой статус аудитора только на основании приказа генерального директора о назначении нового ведущего аудитора (аудитора) или при увольнении из компании.
Технические специалисты назначаются (при необходимости) на каждый аудит по представлению ведущего аудитора. Назначение технических специалистов осуществляется в приказе по организации о проведении внутреннего аудита.
При составлении графика аудита распределение аудиторов и технических специалистов по объектам проверки должно исключать возможность проверки ими подразделений, в которых работают аудиторы и технические специалисты.
Каждому несоответствию, обнаруженному в ходе аудита присваивается категория. Категория несоответствия определяется аудиторами на основании консенсуса, однако окончательное решение о категории несоответствия остается за ведущим аудитором.
Для классификации несоответствии в компании «KPMS» принята следующая классификация несоответствий:
требование стандарта ИСО 9001:2008 не внедрено — критическое несоответствие;
требование стандарта не реализовано в документации СМК и не выполняется в работе — критическое несоответствие;
разовое нарушение требования стандарта ИСО 9001:2008 или документации СМК в работе — несоответствие;
отсутствие документации, не влекущее прямого нарушения требования стандарта ИСО 9001:2008 — несоответствие;
отступление от требований документации СМК не влекущее за собой нарушение требований стандарта ИСО 9001:2008 — замечание.
Для проведения внутреннего аудита создается группа аудиторов. В группу аудиторов входят ведущий аудитор, аудиторы и технические специалисты (при необходимости).
Для назначения на роль ведущего аудитора кандидатура должна удовлетворять следующим квалификационным требованиям:
- высшее образование;
- общий стаж работы не менее 5 лет;
- стаж работы в компании не менее одного года;
- знание требований стандарта ИСО 9001:2008;
- Знание методов проведения аудитов СМК;
- обучение в области аудитов систем менеджмента по стандарту ИСО 19011:2002 подтвержденное свидетельствами (сертификатами).
Для назначения на роль аудитора кандидатура должна удовлетворять следующим квалификационным требованиям:
- высшее образование;
- общий стаж работы не менее 3 лет;
- стаж работы в компании не менее одного года;
- знание требований стандарта ИСО 9001:2008;
- знание методов проведения аудитов СМК.
Для назначения на роль технического специалиста кандидатура должна удовлетворять следующим квалификационным требованиям:
- высшее образование;
- общий стаж работы по специальности не менее 6 лет;
- стаж работы в организации не менее одного года.
Внутренний аудит. Зачем? (Или несколько слов о системе менеджмента качества)
Хранение оригинала бумажной версии данной процедуры осуществляется в службе качества.
Хранение электронной версии осуществляется на сервере компании.
Архивирование устаревшей версии данной процедуры производится менеджером по качеству. Срок хранения архивной версии установлен в номенклатуре дел. По истечении срока хранения архивной версии она уничтожается.
Рассылка бумажных версий данной процедуры осуществляется в соответствии со списком рассылки. Список рассылки разрабатывает руководитель службы качества.
Внесение изменений в процедуру осуществляет менеджер по качеству.
Система менеджмента качества является результатом производственной деятельности, как, например, деталь. То есть СМК – это продукция, к которой, как и ко всякой продукции, предъявляются определенные требования и с которой связываются определенные ожидания. И мы вполне вправе говорить о качестве СМК как степени удовлетворения этих ожиданий и требований. Но тут возникает одна проблема: как определить, насколько качественна сама система менеджмента качества? Ведь это не тройник – ее не измеришь штангенциркулем и не сравнишь с цифрами, которые записаны в техническихтребованиях. Какие характеристики есть у самой СМК, чтобы, изучив их, можно было сказать: да, эта система сбоев не даст? Вот они:
* Соответствие СМК требованиям стандарта ИСО 9001.
* Пригодность СМК (т.е. потенциальная способность обеспечить планируемые результаты).
* Результативность СМК (т.е. степень фактической реализации запланированного).
Любую систему менеджмента качества, где выполняются эти три условия, можно назвать качественной. Так вот, внутренний аудит СМК как раз и есть инструмент для измерения характеристик системы, призванный обеспечить данными для оценки качества СМК.
Не секрет, что причиной брака всегда являются неправильные действия. Для того чтобы их избежать, необходимо описать, что нужно делать, чтобы производить качественную продукцию. А затем контролировать эти действия. Поэтому на этапе внедрения СМК мы разработали документы (стандарты, инструкции, регламенты), в которых зафиксированы правила, методы, распределение ответственности, полномочия, алгоритмы выполнения деятельности.
Самыми существенными являются требования стандарта ИСО 9001. И внутренний аудит призван ответить на вопрос: насколько внедренная система менеджмента качества соответствует заданным требованиям. Объектом проверки будет выступать документация СМК, в качестве критериев –требования к системе, в том числе и требования стандарта ИСО 9001.
На этапе функционирования системы результатом является достижение поставленных целей. Именно это и будет объектом проверки, а критериями выступают требования, установленные в документации СМК.
Немаловажный вопрос – кто является заказчиком внутреннего аудита СМК. Здесь возможны, в общем-то, только два варианта: либо высший руководитель, либо представитель руководства по качеству. У каждого из этих заказчиков свой интерес, который определяется как их зонами ответственности, так и теми решениями, которые они должны будут принимать, основываясь на результатах аудита.
Зачем высшее руководство вводит процедуры внутреннего аудита? Зачем оплачивает работу сотрудников, проводящих аудит, и время сотрудников, проходящих аудит?
Можно выделить три основные цели:
* Предупреждение несоответствий при проведении внешних аудитов СМК
Действительно, внутренний аудит позволяет подготовиться к аудиту внешнему. Чем больше отклонений и несоответствий выявляется при проведении внутреннего аудита, тем меньше этих несоответствий остается для внешнего.Где аудиторы квалифицированны и проводят скрупулезный анализ деятельности с точки зрения выполнения внутренних процедур и требований стандарта ИСО 9001, аудит уже добавляет ценность. Хотя бы в том, что организация успешно проходит процедуру сертификации.
* Предупреждение несоответствий при проведении прочих проверок
Все организации кому-то подконтрольны: Ростехнадзор, пожнадзор и т.д. Все виды контроля, которые нам необходимо пройти, несут в себе определенные риски, связанные как минимум с предупреждениями, предписаниями и штрафами. Задача любой организации – предупредить возможные потери (денег, имиджа, времени). Поэтому здесь расширяются функции внутреннего аудита от проверки выполнения установленных процедур до проверки также всех вопросов, связанных с иными видами внешнего контроля.
* Оценка выполнения требований внутренних документированных процедур, снижение рисков, определение потенциала улучшения и реализации этих улучшений
Внутренний аудитор, по сути, осуществляет перенос лучшего опыта одних подразделений на другие.
Аудитор высокой квалификации, или внешний аудитор, обладает более широким кругозором, видит другие компании, видит, какие схемы зарекомендовали себя хорошо и какие из них действительно работают. Следуя по цепочке производства продукции, становится видна вся последовательная деятельность. В проведение аудита процесса привлекаются специалисты – внутренние аудиторы из процессов потребителей, которые знают все слабые стороны процесса-поставщика и могут акцентировать на них внимание.
Подготовкой внутренних аудиторов занимаются специальные обучающие организации при органах сертификации, а также организации-консультанты. Все работающие на нашем предприятии внутренние аудиторы прошли такое обучение.
Всего у нас 20 внутренних аудиторов. Одни из них стояли у истоков внедрения СМК и имеют стаж работы в качестве аудитора около 15 лет. Это ведущий инженер-технолог по сварке Юрий Попков.
Есть аудиторы, которые помогают оценивать качество СМК уже более пяти лет. Это ведущие специалисты Игорь Дячок, Олеся Федорова, Ирина Прилуцкая, Елена Маркина, Андрей Поздняков и другие. Состав аудиторов регулярно обновляется. Многие бывшие внутренние аудиторы теперь занимают руководящие должности: Елена Гуляева – начальник испытательного центра, Павел Гончаров – главный сварщик, Виталий Золотухин – начальник управления по инвестициям, Ольга Редреева – начальник отдела по внедрению инструментов бережливого производства, Елена Частова – начальник отдела по планированию и контроллингу.
На место выбывших аудиторов приходят новые – стажеры, которые первое время после обучения проводят проверки под контролем более опытных аудиторов.
В заключение хочется сказать большое спасибо всем внутренним аудиторам ОАО «Трубодеталь» за их вклад в поддержание на достойном уровне системы менеджмента качества.
5.2.1 Внутренние аудиты (проверки) проводятся:
— в соответствии с планом, утвержденным в институте — плановый аудит;
— по указанию руководства института — внеплановый аудит;
— на основании требований заказчиков;
— перед проведением внешнего аудита третьей стороной с целью сертификации СМК.
5.2.2 Годовой план проведения внутренних аудитов СМК разрабатывает отдел стандартизации в начале года (I кв.). План согласовывает ОПР и утверждает директор института. Форма плана представлена в приложении А.
5.2.3 При разработке плана необходимо учитывать:
— важность и состояние процессов;
— степень выполнения требований ГОСТ Р ИСО 9001-2001, содержащихся в документах СМК;
— результаты анализа состояния СМК;
— результаты ранее проведенных внутренних аудитов;
— результаты внешних аудитов.
5.2.4 Основанием для внеплановых аудитов служат:
— появление (увеличение количества) замечаний или рекламаций в выпускаемой продукции;
— изменения в организационной структуре института;
— требование заказчика;
— изменение документации СМК;
— изменение экономических или социальных условий и др.
ЗВОНИТЕ В ЕКАТЕРИНБУРГЕ +7 (343) 383-59-64
Чем мы можем Вам помочь?
Внутренний аудит СМК проводится на предприятиях, деятельность которых осуществляется в соответствии с правилами внедренной на них системы менеджмента качества. В этой статье вы найдете информацию о том, в каком порядке проводятся такие аудиты, а также ознакомитесь с перечнем рабочей документации, используемой аудитором в ходе проверки.
Аудит системы менеджмента качества (СМК) — это систематический процесс получения сведений о функционировании СМК и ее соответствии критериям, установленным действующими стандартами.
Аудит СМК может быть:
- внешним — проверка проводится сотрудниками сторонних специализированных организаций;
- внутренним — проверка проводится сотрудниками службы качества аудируемого предприятия (подробности о службе внутреннего аудита вы найдете здесь).
Внутренний аудит системы менеджмента качества проводится с целью:
- своевременного выявления проблем и несоответствий в функционирующей на предприятии СМК;
- определения причин возникновения таких несоответствий и разработки методов их устранения;
- проверки эффективности корректирующих действий, выполненных по итогам ранее завершенных проверок;
- подготовки к внешнему аудиту для получения сертификата соответствия ИСО 9001 и другим стандартам.
Источниками информации в ходе такой проверки могут быть:
- личные беседы с работниками аудируемых подразделений предприятия;
- результаты самостоятельного наблюдения аудиторов за деятельностью работников, состоянием их рабочих мест, условиями труда и пр.;
- информация, полученная от потребителей по обратной связи;
- внутренние документы подразделения (отчеты, контракты, инструкции, калькуляции, конструкторская и технологическая документация и пр.);
- отчеты о проведенных аудитах и выполненных по их итогам корректировках, составленные ранее.
Принципы проведения внутренних аудитов зафиксированы в ГОСТ Р ИСО 19011-2012. К ним относятся:
- беспристрастность: аудитор должен объективно оценивать полученные сведения и документы, формировать правдивые и точные отчеты;
- конфиденциальность: аудитор должен сохранять полученную им информацию в тайне от третьих лиц;
- профессиональная осмотрительность: аудитор должен быть прилежным, применять имеющиеся у него профессиональные знания по отношению к объекту проверки;
- независимость: аудитор должен самостоятельно принимать решения на основании полученных им сведений и не изменять их из-за стороннего влияния заинтересованных лиц;
- подход, основанный на свидетельстве: в связи с ограниченной продолжительностью времени, в течение которого должна быть проведена проверка, аудитор должен использовать выборки определенной информации с целью получения сведений о функционировании СМК в целом;
- целостность: деятельность аудитора должна соответствовать одновременно всем перечисленным выше принципам.
Процедура проведения внутренней проверки включает несколько стадий, идущих в следующем порядке:
- Анализ деятельности компании.
- Подготовка программы.
- Разработка плана аудита.
- Открытая встреча.
- Проведение аудита.
- Обсуждение результатов аудита, закрывающая встреча.
- Подготовка заключения аудита.
- Закрытие аудита, исправление недостатков.
ДОКУМЕНТИРОВАННАЯ ПРОЦЕДУРА ПРОВЕДЕНИЯ ВНУТРЕННИХ АУДИТОВ
В первую очередь необходимо сделать анализ того предмета, по которому будет проведен аудит. Для этого нужно найти аудитора, который даст понять, сколько будет длится проверка, как именно она будет проводиться, с участием каких специалистов. Данный этап имеет важнейшее значение, и позволяет правильно подготовить программу аудита в дальнейшем.
Чтобы проверка была проведена правильно, аудитор должен подготовить все рабочие документы, а также перечень вопросов, которые будут заданы. При этом решающую роль играет документация СМК предприятия. На основе документации и анализа деятельности фирмы будет подготовлена программа, согласно которой будет проводиться проверка.
Итак, программа составлена, и теперь вы знаете, что именно нужно проверить и изучить, сколько аудиторов потребуется для этого, и примерное количество времени. На этом этапе нужно распределить время на каждый этап, и подготовить четкий план действий.
Документированная процедура проведения внутренних аудитов качества является одним из обязательных документов системы менеджмента качества. Требование об обязательной разработке такой процедуры при создании системы менеджмента качества содержится в стандарте ГОСТ ISO 9001—2011.
По определению, «процедура — это установленный способ осуществления деятельности или процесса». Этот «способ осуществления деятельности» описывается в документах системы менеджмента качества организации и может иметь различные названия, но независимо от этого он должен иметь общее название «документированная процедура» в соответствии с требованиями стандарта ГОСТ ISO 9001—2011. Если в организации внедрена интегрированная система менеджмента качества и экологического менеджмента, то разрабатывается документированная процедура по внутреннему аудиту интегрированной системы менеджмента качества и экологического менеджмента.
процедуры по аудиту систем менеджмента качества
В разделе 8.2.2 стандарта ГОСТ ISO 9001—2011 изложены требования к документированной процедуре, сущность которых сводится к тому, что в организации должны быть установлены:
- ? ответственность и требования к персоналу, связанные:
- — с планированием аудитов,
- — проведением аудитов,
- — ведением записей по аудитам,
- — составлением отчетов о результатах аудитов;
- ? ответственность руководства проверяемых областей деятельности за обеспечение определения необходимых коррекций и корректирующих действий для устранения обнаруженных несоответствий и вызвавших их причин;
- ? ответственность руководства проверяемых областей деятельности за выполнения необходимых коррекций и корректирующих действий без излишней отсрочки.
Аудит системы менеджмента качества (СМК) — это систематический процесс получения сведений о функционировании СМК и ее соответствии критериям, установленным действующими стандартами.
Аудит СМК может быть:
- внешним — проверка проводится сотрудниками сторонних специализированных организаций;
- внутренним — проверка проводится сотрудниками службы качества аудируемого предприятия (подробности о службе внутреннего аудита вы найдете здесь).
Внутренний аудит системы менеджмента качества проводится с целью:
- своевременного выявления проблем и несоответствий в функционирующей на предприятии СМК;
- определения причин возникновения таких несоответствий и разработки методов их устранения;
- проверки эффективности корректирующих действий, выполненных по итогам ранее завершенных проверок;
- подготовки к внешнему аудиту для получения сертификата соответствия ИСО 9001 и другим стандартам.
Источниками информации в ходе такой проверки могут быть:
- личные беседы с работниками аудируемых подразделений предприятия;
- результаты самостоятельного наблюдения аудиторов за деятельностью работников, состоянием их рабочих мест, условиями труда и пр.;
- информация, полученная от потребителей по обратной связи;
- внутренние документы подразделения (отчеты, контракты, инструкции, калькуляции, конструкторская и технологическая документация и пр.);
- отчеты о проведенных аудитах и выполненных по их итогам корректировках, составленные ранее.
Внутренний аудит СМК — системы менеджмента качества. Пошаговая инструкция
Принципы проведения внутренних аудитов зафиксированы в ГОСТ Р ИСО 19011-2012. К ним относятся:
- беспристрастность: аудитор должен объективно оценивать полученные сведения и документы, формировать правдивые и точные отчеты;
- конфиденциальность: аудитор должен сохранять полученную им информацию в тайне от третьих лиц;
- профессиональная осмотрительность: аудитор должен быть прилежным, применять имеющиеся у него профессиональные знания по отношению к объекту проверки;
- независимость: аудитор должен самостоятельно принимать решения на основании полученных им сведений и не изменять их из-за стороннего влияния заинтересованных лиц;
- подход, основанный на свидетельстве: в связи с ограниченной продолжительностью времени, в течение которого должна быть проведена проверка, аудитор должен использовать выборки определенной информации с целью получения сведений о функционировании СМК в целом;
- целостность: деятельность аудитора должна соответствовать одновременно всем перечисленным выше принципам.
Процедура проведения внутренней проверки включает несколько стадий, идущих в следующем порядке:
- Анализ деятельности компании.
- Подготовка программы.
- Разработка плана аудита.
- Открытая встреча.
- Проведение аудита.
- Обсуждение результатов аудита, закрывающая встреча.
- Подготовка заключения аудита.
- Закрытие аудита, исправление недостатков.
Чтобы проверка была проведена правильно, аудитор должен подготовить все рабочие документы, а также перечень вопросов, которые будут заданы. При этом решающую роль играет документация СМК предприятия. На основе документации и анализа деятельности фирмы будет подготовлена программа, согласно которой будет проводиться проверка.
Итак, программа составлена, и теперь вы знаете, что именно нужно проверить и изучить, сколько аудиторов потребуется для этого, и примерное количество времени. На этом этапе нужно распределить время на каждый этап, и подготовить четкий план действий.
Начинается аудит всегда с начальной всречи. Именно на этом этапе достигаются заключительные договоренности о времени каждого этапа проверки. Это поможет руководителю фирмы ознакомиться с планом аудита и оптимизировать его проведение.
Аудитор выполняет шаги плана. Он задает нужные вопросы, документирует информацию, разбирается, соответствует компания требованиям СМК или нет.
Процедура внутреннего аудита СМК на современном предприятии
Несоответствия необходимо устранить. Для этого устанавливаются сроки и выполняются действия по исправлению недостатков. После этого аудит закрывается.
Программа аудита
Программа внутреннего аудита — это документ, содержащий сведения об аудитах, которые должны быть проведены на предприятии в течение определенного периода времени (как правило, полугода или года). Его разработкой занимается представитель службы качества предприятия, обладающий полномочиями по проведению проверок в его подразделениях.
В программе внутреннего аудита СМК указываются:
- цели аудита;
- проверяемые процессы (виды деятельности подразделения);
- проверяемые подразделения;
- критерии аудита;
- время (как правило, указывается месяц) проведения;
- Ф. И. О. аудитора.
Документ утверждает руководитель предприятия (генеральный директор, главный инженер и пр.). После этого руководитель службы качества формирует планы-графики проведения конкретных аудитов и согласовывает их с руководством подразделений, в отношении которых будет проводиться проверка.
1.1 Настоящая процедура устанавливает единые требования к порядку планирования, организации и оформлению результатов внутренних аудитов системы менеджмента качества в ФГБОУ ВПО «Кемеровский ГСХИ».
1.2 Данная процедура соответствует выполнению требований ГОСТ ISO 9001-2011 «Системы менеджмента качества. Требования» (п. 8.2.2).
1 На предприятии должны быть разработаны планы (программы) проведения аудитов нам год. Планы должны предусматривать проведение всех видов аудитов:
— по ГОСТ Р ИСО 9001: аудит СМК, аудит процессов СМК, аудит поставщиков;
— по ГОСТ Р 51814.1 (дополнительно к аудитам по ГОСТ Р ИСО 9001): аудит продукции (в т.ч. инспекционный контроль узлов и деталей), аудит процессов изготовления (с обязательным включением всех спецпроцессов и процессов, обеспечивающих выполнение ключевых характеристик).
В течении года аудиты СМК должны быть проведены во всех подразделениях и службах, Планы должны быть утверждены Генеральным директором. Обычно (на предприятиях сертифицировавших свои СМК по ИСО 9001) эти планы являются составной частью Приказа №1 на соответствующий год по совершенствованию СМК и улучшению качества продукции.
Бизнес: • Банки • Богатство и благосостояние • Коррупция • (Преступность) • Маркетинг • Менеджмент • Инвестиции • Ценные бумаги: • Управление • Открытые акционерные общества • Проекты • Документы • Ценные бумаги — контроль • Ценные бумаги — оценки • Облигации • Долги • Валюта • Недвижимость • (Аренда) • Профессии • Работа • Торговля • Услуги • Финансы • Страхование • Бюджет • Финансовые услуги • Кредиты • Компании • Государственные предприятия • Экономика • Макроэкономика • Микроэкономика • Налоги • Аудит
Промышленность: • Металлургия • Нефть • Сельское хозяйство • Энергетика
Строительство • Архитектура • Интерьер • Полы и перекрытия • Процесс строительства • Строительные материалы • Теплоизоляция • Экстерьер • Организация и управление производством
7.8 Внутренние аудиты (проверки) смк
Свою работу аудиторы должны начинать с ознакомления с проверяемым экономическим субъектом, для чего изучают учредительные документы, виды деятельности, учетную политику организации и т.д. Необходимо ознакомиться также с отчетностью, ее основными показателями, с тем, чтобы выявить масштабы деятельности организации и результаты ее работы за исследуемый период.
На стадии предварительного обследования необходимо обозначить наиболее важные вопросы, позволяющие составить план и программу аудита.
Обязательным условием осуществления аудиторской проверки является документирование осуществленных процедур. В данной работе предложены формы отчетов в виде таблиц, фиксирующие результаты проверки.
5.2.1 Внутренние аудиты (проверки) проводятся:
— в соответствии с планом, утвержденным в институте — плановый аудит;
— по указанию руководства института — внеплановый аудит;
— на основании требований заказчиков;
— перед проведением внешнего аудита третьей стороной с целью сертификации СМК.
5.2.2 Годовой план проведения внутренних аудитов СМК разрабатывает отдел стандартизации в начале года ( I кв.). План согласовывает ОПР и утверждает директор института. Форма плана представлена в приложении А .
5.2.3 При разработке плана необходимо учитывать:
— важность и состояние процессов;
— степень выполнения требований ГОСТ Р ИСО 9001-2001, содержащихся в документах СМК;
— результаты анализа состояния СМК;
— результаты ранее проведенных внутренних аудитов;
— результаты внешних аудитов.
5.2.4 Основанием для внеплановых аудитов служат:
— появление (увеличение количества) замечаний или рекламаций в выпускаемой продукции;
— изменения в организационной структуре института;
— требование заказчика;
— изменение документации СМК;
— изменение экономических или социальных условий и др.
Внутренний аудит СМК является одним из ключевых процессов СМК. По мнению специалистов, если такие процессы СМК, как внутренний аудит, корректирующие и предупреждающие действия и управление со стороны высшего руководства отлажены и функционируют в соответствии с требованиями ГОСТ Р ИСО 9001–2008, то и все другие процессы СМК будут не только работать, но и совершенствоваться с каждым годом.
Требования к проведению внутренних аудитов сформулированы в и. 8.2.2 ГОСТ Р ИСО 9001-2008:
«Организация должна проводить внутренние аудиты (проверки) через запланированные интервалы времени в целях установления того, что система менеджмента качества:
5.1. Внутренние аудиторы назначаются приказом ректора. Приказом определяется состав аудиторской группы, назначается руководитель группы (главный аудитор).
5.2. Внутренние аудиторы не могут осуществлять аудит подразделений, сотрудниками которых они являются, а также аудит смежных по подчиненности подразделений*.
5.3. Аудит процесса/ подразделения может проводить один аудитор, или группа аудиторов, по согласованию с руководителем аудиторской группы.
5.4. Общие требования к внутренним аудиторам (на основе рекомендаций ГОСТ Р ИСО 9001):
Наличие высшего образования и опыта работы в сфере образования не менее 3 лет;
Знание специфики деятельности образовательного учреждения, учебно-методической/ научно-исследовательской работы, основ делопроизводства, управления персоналом;
Знание требований нормативных документов по СМК (ГОСТ Р ИСО серии 9001, внутренних документов по СМК академии), в том числе, по принципам, методам и организации внутренних аудитов;
Умение устанавливать контакт, находить общий язык с различными категориями персонала; позитивный взгляд на проблемы; гибкость, тактичность, уравновешенность, умение владеть собой, умение слушать и вести диалог; объективность и беспристрастность;
Прохождение внутреннего инструктажа, подготовки к осуществлению внутренних аудитов;
Наличие специальной подготовки по проведению внутренних аудитов СМК, повышение квалификации, участие в семинарах по вопросам управления качеством (желательно).
5.5. Записи о компетентности внутренних аудиторов (трудовой стаж, повышение квалификации и т.д.) хранятся в отделе по работе с выпускниками, работодателями и повышения квалификации СПбАУиЭ, управляются начальником соответствующего отдела и предоставляются по запросу ректора, проректора – представителя высшего руководства по качеству, руководителя службы качества при формировании состава аудиторской группы.
5.6. Записи о компетентности внутренних аудиторов (трудовой стаж, повышение квалификации и т.д.) в институтах и филиалах академии хранятся у специалиста (менеджера) по персоналу и предоставляются по запросу ректора, проректора – представителя высшего руководства по качеству, руководителя службы качества академии при оценке реализации процедур внутренних аудитов СМК в институтах и филиалах.
5.7. Внутренние аудиторы должны ответственно подходить к факту конфиденциальности информации, собранной в процессе аудитов. Информация не может быть передана третьим лицам, доведена до сведения персонала на общих и/ или внутренних собраниях коллектива академии.
5.8. Внутренний аудитор несет ответственность в рамках выполняемой деятельности за выполнение плана аудита, достоверность и объективность информации по внутреннему аудиту.
__________________________
* Т.е. сотрудники отделов, кафедр, существующих в рамках одного управления, центра, факультета и т.п. не могут осуществлять аудиты друг друга.
Ответственным за организацию разработки и введение процедуры в действие является руководитель службы качества (уполномоченный по качеству).
Ответственность и полномочия подразделений и должностных лиц, участвующих в регламентированной настоящей документированной процедурой деятельности, приведены в Таблицах 2-3 и графическом описании процедуры (Приложение 1).
Таблица 2
Распределение ответственности и полномочий при осуществлении
процедуры внутренних аудитов (академия, г. Санкт-Петербург)
№ п/п | Наименование работ, мероприятий | Должностное лицо/ подразделение | ||||||||||||||
Ректор | Служба качества | Главный аудитор | Аудиторы | Руководители подразделений | ||||||||||||
1 | Планирование аудитов | О | О | |||||||||||||
2 | Разработка программ внутренних аудитов | У | О | И | И | И | ||||||||||
3 | Назначение главного аудитора (руководителя группы) | О | И | |||||||||||||
4 Блок 10. Руководитель службы качества (уполномоченный по качеству в институтах и филиалах) разрабатывает и утверждает у ректора (директора) программу внутренних аудитов. При разработке программы внутреннего аудита СМК учитываются: требования потребителей, претензии и рекламации на услуги (образовательные, научные, иные), указания руководства и предложения подразделений академии, институтов и филиалов. Блок 20. На основании программы аудитов и настоящей документированной процедуры руководитель группы аудиторов (уполномоченный по качеству в институте/ филиале) организуют подготовку и утверждение плана-графика и критериев аудита. Блок 30. Перед началом аудита руководитель аудиторской группы проводит вступительное совещание, на котором присутствуют аудиторы, руководитель и (по необходимости) сотрудники проверяемого подразделения. Руководитель аудиторской группы информирует присутствующих о плане-графике и программе осуществления аудита СМК. Блок 40. Аудиторы осуществляют сбор и проверку информации в соответствии с программой, целями и задачами аудита. Результаты работы фиксируются в чек-листе (форма 8.2 Ф-04). Выявленные несоответствия фиксируются в протоколе несоответствий (форма 8.2 Ф-05). Блок 50. Руководитель группы аудиторов (в институте/ филиале – совместно с уполномоченным по качеству) готовит отчет по результатам аудита. В процессе подготовки отчета используются рабочие материалы аудиторов (чек-листы, протоколы несоответствий, предложения аудиторов в отчет и др.). Блок 60. После окончания аудита и составления отчета проводится итоговое совещание группы аудиторов, на котором результаты аудита доводятся до сведения руководителя проверяемого подразделения. Блок 70. Руководитель службы качества (уполномоченный по качеству) организует обсуждение итогов аудита, утверждение, рассылку и хранение отчета внутреннего аудита должностным лицам и подразделениями (Приложение 6). Блок 80. В зависимости от решений, принятых по результатам аудита, руководитель проверенного подразделения организует следующие работы:
Результаты выполненных работ документируются и предоставляются в службу качества (уполномоченному по качеству) в установленные сроки. Приложение 1. Графическое описание документированной процедуры. Приложение 2. Форма 8.2 Ф-02. Форма программы внутренних аудитов СМК. Приложение 3. Форма 8.2 Ф-03. Форма плана внутреннего аудита СМК. Приложение 4. Форма 8.2 Ф-04. Форма чек-листа внутреннего аудита СМК. Приложение 5. Форма 8.2 Ф-05. Форма протокола несоответствия. Приложение 6. Форма 8.2 Ф-06. Форма отчета по аудиту СМК. Приложение 1 Аудит (проверка) — систематический, независимый и документированный процесс получения свидетельств аудита (проверки) и объективного их оценивания с целью установления степени выполнения согласованных критериев аудита (проверки). Свидетельство аудита — записи, изложение фактов или другая информация, которая связана с критериями аудита и может быть проверена (т.е. информация, собранная и проверенная в ходе аудита). Критерии аудита (проверки) — совокупность политики, процедур или требований, которые применяются в виде ссылок.
Исаев С.В. Сборник «Все о качестве», №84, 2014 Загрузить (размер: 235.1 Кб, скачиваний: 1958) Аудиты процессов системы менеджмента качества, которые являются неотъемлемой часть системы внутреннего аудита организаций, тема не совсем новая, но еще не в полном объеме изученная. Требования о внедрении процессного подхода есть и в стандарте ISO 9001, и в технической спецификации ISO\TS 16949, поэтому многие организации проводят их (аудиты процессов), но не всегда эта деятельность соответствует современным подходам к проведению аудитов. Одна из проблем при проведении аудитов процессов заключается в том, что акцент при аудите смещен в сторону поиска ответа на вопрос «КАК выполняется процесс?», а не «Каков результат процесса, насколько он соответствует ожиданиям потребителей?» и «Что делается (сделано) для улучшения процесса?». Процесс аудитируется локально, («вырванный» из цепочки процессов), что не позволяет полноценно и правильно провести аудит процесса. У аудита процессов есть определенные особенности и при планировании, и при проведении. В настоящее время, исходя из опыта консультирования и аудитирования, многие организаций строят систему аудитов как проверку подразделений по такому графику:
Более правильная схема планирования (также применяемая в организациях):
Последняя схема более правильная, потому что акцент в плане (и при проведении аудитов) делается на ПРОЦЕССЫ и их результаты. Для планирования аудита системы процессов важно учесть последовательность самих процессов. Для основных процессов можно планировать аудиты и идти «по потоку» — от маркетинга к сбыту, можно идти «против потока»- от сбыта к маркетингу. Более предпочтительный вариант, по мнению автора – «против потока» (аргументы в пользу подобного подходы приводятся в разделе «Проведение аудита»). Что касается поддерживающих процессов, то их можно аудитировать в любой последовательности. В любом случае — внимание на то — как взаимодействуют поддерживающие процессы с основными. Один из этапов планирования – определение критериев аудита, к которым в случае аудита процессов могут быть отнесены:
Аудит процесса так же носит выборочный характер, как и другие аудиты. И каждый аудитор выбирает свою «тропу», но все-равно аудитору нужно найти ответы на вопросы, приведенные в предыдущем разделе. Как и при любом аудите, получить свидетельства аудита при аудите процессов можно несколькими методами: интервьюированием, изучением доказательной документации (записей) и наблюдением за выполнением процесса. В любом случае, без непосредственного общения с владельцем процесса не обойтись. Хотя в некоторых организациях «умудряются» провести аудит процессов так, что владельцы процессов об этом даже не знают (только по записям). Итак, сначала интервьюирование владельца процесса, с упором на результаты процесса, анализ и последующие действия. Затем уже выход непосредственно на сам процесс и проверка его выполнения, причем на конкретных примерах. Например, в случае аудита процесса закупок, необходимо выбрать конкретный пример закупки какого-либо материала и «пройти» по процессу от начала до конца (или наоборот). При этом проверяется соблюдение процедуры закупки: получение заявки (с учетом всей необходимой информацией), выбор поставщика (и оценка), составление договора, проведение входного контроля, идентификацию материалов, соблюдение правил хранения, учета и выдачи в производство. Очень важно: аудит процесса не следует проводить локально. Необходимо в рамках планового аудита процесса (например процесса В на приведенной схеме) посетить и процессы С1 и С2, которые являются внутренними потребителями). Область аудита (или «окно» аудита) должно быть таким. Внутренние аудиты СМК проводят в соответствии с требованиями стандарта ГОСТ ISO 9001-2011, подраздел 8.2.2: «Организация должна проводить внутренние аудиты (проверки) через запланированные интервалы времени в целях установления того, что система менеджмента качества:
Программа аудитов (проверок) должна планироваться с учетом статуса и важности процессов и участков, подлежащих аудиту, а также результатов предыдущих аудитов. Критерии, область применения, частота и методы аудитов должны быть определены. Выбор аудиторов и проведение аудитов должны обеспечивать объективность и беспристрастность процесса аудита. Аудиторы не должны проверять свою собственную работу. Должна быть установлена документированная процедура для определения ответственности и требований, связанных с планированием и проведением аудитов, ведением записей и составлением отчетов о результатах. Записи об аудитах и их результатах должны поддерживаться в рабочем состоянии (п. 4.2.4 ГОСТ ISO 9001-2011). Руководство, ответственное за проверяемые области деятельности, должно обеспечить, чтобы все необходимые коррекции и корректирующие действия предпринимались без излишней отсрочки для устранения обнаруженных несоответствий и вызвавших их причин. Последующие действия должны включать в себя верификацию принятых мер и отчет о результатах верификации (п. 8.5.2 ГОСТ ISO 9001-2011). Для организации процесса внутреннего аудита СМК необходимо выполнить семь необходимых действий (см. Рисунок 4). Эти действия осуществляет руководство организации до внедрения в организации системы менеджмента качества и ее сертификации.
2) Установление целей аудита. На первоначальном этапе внедрения системы менеджмента при проведении предсертификационного и первых внутренних аудитов сертифицированной системы менеджмента для установления целей аудита руководствуется требованиями стандартов. Похожие записи:
| ||||||||||||||||