Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Новое в делопроизводстве в 2021 году». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Содержание:
Электронная трудовая книжка означает, что работодатель ведет на каждого работника сведения о его трудовой деятельности в электронной форме, то есть подает отчет СЗВ-ТД. Сотрудник также имеет право попросить эти сведения предоставить, если отказался от бумажной трудовой книжки.
Упростили правила использования электронной подписи — усиленная квалифицированная ЭП применяется только при оформлении допсоглашений и договоров. В остальных случаях можно использовать простую ЭП.
Кадровику на заметку: проверьте наличие этих документов уже в начале года
Сотрудник отказался от бумажной трудовой книжки на прежней работе в 2020 г. Этот факт будет зафиксирован в его бумажной трудовой, которую работодатель выдаст ему на руки.
Документационное обеспечение управления организацией: новые требования законодательства и практика их выполнения.
Если органами местного самоуправления или органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации применяется система электронного документооборота, им позволено пользоваться инструкцией, которая утверждает единый порядок делопроизводства. С 01.01.2021 бумажную трудовую книжку не придется заводить для работников, которые впервые устраиваются на работу. Данные об их трудовой деятельности будут формироваться только в электронном виде.
Новые правила удаленной работы
На основе положений ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 можно формулировать принципы делопроизводства и поместить их в Положение о делопроизводстве организации (Пример 1).
Подробнее об оформлении удаленного работника и разработке ЛНА о временной дистанционной работе читайте в этой статье.
В графе формы Т-7 «Номер документа» укажите порядковый номер в соответствии с принятой в организации нумерацией для таких документов.
Работники должны не только знать порядок действий при ЧС, но и подтверждать свои знания на тренировках и учениях.
Изменения в работе кадровиков в 2021 году
Напоминаем, что сдать вы его должны до 15 февраля. Постановление Правления Пенсионного фонда РФ от 25.12.2019 № 730п утверждает единый порядок сдачи отчетности.
Изменения, которые следовало внести в ПВТР в 2020 году, в частности, касаются введения электронной трудовой книжки.
Внешних совместителей можно включить в график, если они успели предоставить справку или выписку из графика отпусков с основной работы.
Установлен обязательный перерыв не менее 45 минут не позднее 4 часов 30 минут времени управления автомобилем. Такой специальный перерыв может быть разделен на несколько частей, первая из которых должна составлять не менее 15 минут, а последняя — не менее 30 минут.
С 2021 года возрастут требования к квалификации работников в сфере коммерческих перевозок и перевозок для своих нужд автобусами и грузовыми автомобилями. Станут строже профессиональный отбор и обучение сотрудников автомобильного и городского наземного электрического транспорта.
В СЗВ-ТД добавлен раздел «Сведения о работодателе, правопреемником которого является страхователь». В нем правопреемник указывает снятого с учета страхователя, если подает или исправляет представленные им сведения.
В 2020 году кадровикам пришлось нелегко. Нужно было изменять графики работы, переводить сотрудников на удаленную работу, следить за выдачей им СИЗ, заключать допсоглашения и т. д. Однако обычные рабочие задачи никто не отменял – в конце года кадровикам необходимо навести порядок в кадровой документации.
Для многих пунктов перечня установлены сроки действия. Если власти решат изменить включенный в перечень акт, то им придется его переиздать (отменить старый документ и принять обновленный).
В 2020 году кадровикам пришлось нелегко. Нужно было изменять графики работы, переводить сотрудников на удаленную работу, следить за выдачей им СИЗ, заключать допсоглашения и т. д. Однако обычные рабочие задачи никто не отменял – в конце года кадровикам необходимо навести порядок в кадровой документации.
Разъяснения по этому вопросу приведены Минтрудом России в Письме от 03.07.2020 № 14-2/ООГ-10180.
Какие сведения войдут в отчет за январь:
- о заявлениях на форму трудовой книжки в январе 2021, если работники не написали их в 2020 году;
- о тех работниках, по которым вы ни разу за 2020 год не передавали данные в ПФР (по состоянию на 1.01.2020 г);
- о переводах, которые оформлены в январе 2021.
Утвердить новую инструкцию путем издания правового акта органа местного самоуправления или государственного органа.
Некоторые упомянутые нами документы являются нормативными, то есть обязательными для всех, а некоторые являются методическими, носят рекомендательный характер. В статье мы не будем акцентировать особое внимание на том, что положения одного документа соблюдать нужно обязательно, а другого – нет. Ограничимся лишь основными соответствующими пометками.
Вот и получается, что разделение на обязательные и необязательные регламентирующие документы в делопроизводстве – условное. Знать и выполнять приходится все.
Во-первых, некоторым работникам продлен срок для уведомления работодателя о выбранной форме трудовой книжки. То есть это они вправе сделать в любое время, подав работодателю по основному месту работы, в том числе при трудоустройстве, соответствующее письменное заявление.
С января 2021 года МРОТ составляет 12 792 рубля в месяц. В отдельных регионах РФ МРОТ может быть увеличен по сравнению с общероссийским. Изменения МРОТ, возможно, потребуют пересмотреть систему оплаты труда в организации.
До 15 февраля включительно по форме СЗВ‑ТД отчитайтесь по всем работникам, на которых соответствующий отчет ранее не подавали из-за отсутствия кадровых мероприятий (абз. 2 подп. 1 п. 2.5 ст. 11 Закона № 27-ФЗ).
Что изменилось. Трудовой договор о дистанционной работе теперь можете заключать на определенный срок или бессрочно. При этом принимать сотрудника компания вправе на полностью или частично дистанционную работу.
С 1 января 2021 года ожидаются появление новых режимов труда, штрафов, МРОТ, изменения трудовых книжек и охраны труда. К чему готовиться кадровику, расскажем в этом материале.
Какие документы исправить. Утвердите положение о дистанционной работе или внесите изменения в ПВТР, если собираетесь применять дистанционный формат работы с 1 января 2021 года или у вас уже есть дистанционные работники. Также вам понадобятся новые шаблоны трудовых договоров для постоянной и временной дистанционной работы и трудовой договор с режимом работы в офисе и дистанционно.
Ситуация с распространением ковид
Правительство утвердило новый перечень работ, профессий и должностей, непосредственно связанных с управлением транспортными средствами. Действующий Перечень шире предыдущего. Там появились такие позиции, как, например, машинист рельсового автобуса, матрос-спасатель, составитель поездов.
Таким образом, законом установлен прямой запрет на привлечение в качестве самозанятых исполнителей действующих или бывших сотрудников в течение двух лет с даты увольнения.
В новом году к работодателю могут обратиться лица, у которых не было возможности подать такое заявление до 31 декабря 2020 (п. 6 ст. 2 Федерального Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ):
- работники, не исполняющие трудовые обязанности за которыми сохранено место работы:
- на период отпуска или временной нетрудоспособности (например, отпуск по беременности и родам, отпуск по уходу за ребенком);
- на период отстранения от работы в случаях, предусмотренных ТК РФ, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ;
- лица имеющие трудовой стаж, но по состоянию на 31 декабря 2020 не состоявшие в трудовых отношениях.
Привлекая для некоторых видов работ самозанятых, компания может сэкономить на НДФЛ и страховых взносах. Рассмотрим, когда это будет правомерно, и не несет рисков для организации.
Готовимся к 2021 году: кадровые мероприятия
Усиленная квалифицированная электронная подпись от работника вам теперь понадобится, только если заключаете трудовой или ученический договор, договор о материальной ответственности или дополнительные соглашения к ним. В остальных случаях достаточно простого обмена документами по электронной почте.
Подробнее, как принимать и переводить сотрудников на дистанционную работу с 1 января 2021 года, читайте в ответе.
Старые правила действуют только в отношении тех работников, которые решили оставить бумажную трудовую книжку и написали заявление об этом.
В Правилах делопроизводства перечислены документы, которые должны существовать в организации и сопровождать процессы документационного обеспечения управления.
Разъяснения официальных ведомств
В прошлом году утвердить график отпусков следовало до 17 декабря 2020 (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). В графике отпусков надо было указать всех работников, которые состояли с организацией в трудовых отношениях на день его утверждения, даже тех, кто уволился до конца года (Письмо Минтруда России от 09.04.2020 № 14-2/В-395).
Приказом Минтруда от 17 сентября 2020 г. № 618н в Приказ Минтруда от 20 января 2020 г. № 23н внесены изменения. Они касаются включения в форму СТД-ПФР сведений о стаже работника.