Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Кадровые приказы из 1с носят официальный характер». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Содержание:
После набора текста приказ надо направить на подпись руководителю или другому уполномоченному лицу. Использовать факсимиле нельзя: подпись должна быть «настоящая». Дело в том, что ТК РФ, равно как и другие акты в сфере трудового права, не предусматривают такое понятие, как «факсимиле». Отсутствует установленный порядок использования такого средства. Поэтому применение подписи в виде факсимиле может вызвать сомнение в подлинности.
Основным внутренним элементом является раздел, состоящий из пунктов. Пункты включаются при наличии основания. Это значит, что нужно в обязательном порядке привести ссылку на такое основание. Например, если работодатель создает распорядительный документ о назначении на должность, пункты включаются на основании:
Кроме того, мы подписываем у руководителя приказ о введении в действие штатного расписания, и копия этого приказа должна остаться у секретаря (если приказы лежат в секретариате). Это прямое нарушение Закона о персональных данных.
Хочу заострить ваше внимание на том, что приказы на подпись генеральному директору (руководителю) мы с вами носим лично (или начальник отдела кадров). Никогда не оставляйте папку с приказами в секретариате «на подпись». Всегда дожидайтесь окончания визирования документов руководителем и забирайте их лично.
Я рекомендую в отделе кадров (в отделе персонала) завести отдельные папки: для приказов по кадрам, для приказов по отпускам, для приказов по командировкам и приказы по основной деятельности. Последняя папка как раз будет содержать приказы руководителя, касающиеся работников, и обязательные приказы.
Нет. Договор заключается один раз. Необходимые дополнения вносим дополнительным соглашением, а вот с вновь принятыми работниками можно заключить уже новые формы трудовых договоров с внесенными поправками и утвержденные приказом.
Следует только заметить, что приказы о назначении на должности первых лиц предприятия, тех должностных лиц, которые упоминаются в уставе (например, генеральный директор, его заместители, главный бухгалтер, руководитель службы внутреннего контроля), являются приказами по основной деятельности, а не по личному составу.
- о приеме на работу (заключение трудового договора);
- о переводе на другую работу (постоянный перевод с согласия работника, т.е. изменение трудового договора);
- об увольнении (прекращение трудового договора);
- об установлении заработной платы (изменение размера заработной платы как изменение существенных условий трудового договора);
- о направлении в командировку (длительную зарубежную);
- о поощрении (премирование, объявление благодарности, награждение ценным подарком, почетной грамотой и т.п.).
★ Также можно присваивать распорядительным документам индекс «5», «50» или «75» — по количеству лет обязательного архивного хранения. Срок хранения отражают и буквенные индексы «Д» (длительное хранение, 75 лет) или «К» (краткий срок хранения, 5 лет). Такой подход упрощает процесс архивирования документов в дальнейшем. Эксперт «Системы Кадры» расскажет, как правильно подготовить важные документы к передаче в архив .
- По личному составу. Для долгосрочных — до 2003 года – 75 лет, для краткосрочных – 5 лет. К краткосрочным относятся приказы о выговорах, отпусках, командировках и пр. А к долгосрочной группе приказов относят бумаги о принятии на работу, увольнении, смене фамилии и других персональных данных.
- По основной деятельности. В эту группу можно поместить все остальные распоряжения, которые не вписываются в приказы по личному составу.
Допустим, по истечении указанного в контракте срока стороны не заявили о его растор-жении. Тогда условие о срочном характере договора утрачивает силу. Это значит, что трудовой договор считается заключенным на неопределенный срок. В такой ситуации следует внести изменения в контракт, заключив дополнительное соглашение. А вот делать какие-либо записи в трудовой книжке в данном случае не требуется (*10).
- упорядочить процесс регистрации кадровой документации;
- ускорить процедуру распознавания приказа при необходимости отыскать его в общем объеме кадровых бумаг;
- облегчить классификацию приказов при оформлении документов на хранение.
Учет кадров в 1С:КА 2 позволяет формировать все необходимые кадровые документы: прием на работу, увольнение, перевод, различные приказы по отпускам и т.д. Кадровые документы можно составлять как по отдельному сотруднику, так и списком. Найти их можно, перейдя в раздел меню Кадры. Кадровые документы сгруппированы по видам. Общий список открывается в журнале Все кадровые документы.
Документ Прием на работу можно сформировать двумя способами.
- Кадры – Создать – Прием на работу.
- Из журнала Приемы, переводы, увольнения.
Кадровый учет и делопроизводство в 1С:ЗУП
Создайте документ Кадровый перевод.
Заполните реквизиты документа – дата, организация. Выберите сотрудника. На вкладке Главное автоматически отобразятся его данные – подразделение, должность, ставка, график работы и другие. При необходимости их изменить установите галочку Перевести в другое подразделение или на другую должность.
Чтобы ввести кадровое перемещение сразу по списку сотрудников воспользуйтесь документом Кадровый перевод списком. Формирование документов списком в 1С одинаково для всех документов. Также, как и в примере с кадровыми приказами, заполните табличную часть документа. С помощью кнопок Добавить или Подбор вносятся сотрудники, по которым необходимо выполнить перевод.
Для того, чтобы просто перевести сотрудников из одного подразделения в другое используется документ Перемещение в другое подразделение. В отличие от кадрового перемещения, в нем отражается только подразделение и должность, куда перемещаются сотрудники. Заполните шапку документа, указав дату документа, организацию и подразделение откуда перемещаются сотрудники и в какой филиал и подразделение они перемещаются.
Для заполнения табличной части документа всеми сотрудниками подразделения нажмите кнопку Заполнить. Для выборочного заполнения воспользуйтесь кнопками Добавить или Подбор и выберите нужных сотрудников из справочника. У каждого сотрудника укажите должность, на которую он переводится.
При прекращении трудовых отношений с сотрудником и расторжении трудового договора в программе 1С: Комплексная автоматизация 2 формируется документ Увольнение. Как и все другие кадровые приказы его сформировать можно как на отдельного сотрудника, так и на список сотрудников – Увольнение списком.
Нажмите кнопку Создать в журнале Приемы на работу, переводы, увольнения и выберите нужный документ.
Любой кадровый документ, так или иначе, влияет на расчет заработной платы. Кадровый перевод, больничный лист, отпуск или отгул – все это корректирует в большую или меньшую сторону заработок сотрудника на предприятии. На оформление этих операций тратится немалое количество времени, что критично для выплаты зарплат сотрудникам, поскольку требует выполнения «день в день». Автоматизация позволяет минимизировать время оформления кадровой документации и вовремя передать необходимые данные в бухгалтерию.
Приказы по кадрам и основной деятельности в компании
Кадровики, как и все люди на нашей планете, могут совершать ошибки. Внедрение программного обеспечения и кадровый учет в 1С:ЗУП помогает сократить количество некорректных действий, например, исключить ситуацию, когда кадровый перевод сотрудника происходит с датой, которая пересекалась бы со сроком действия другого документа о перемещении. 1С:ЗУП КОРП содержит все необходимые унифицированные формы, например, Т-1 или Т-2, которые используются кадровыми службами, с возможностью их печати.
Кадровый документооборот не существует в вакууме, являясь частью бизнес-процессов компании. Помимо департамента расчета заработной платы и бухгалтерии, с кадровиками взаимодействуют сотрудники отделов охраны труда, нормирования, подбора персонала. Взаимодействие через бумажные документы или различные Word-файлы может привести к их потере или несинхронному ведению, когда, например, один отдел использует актуальный список кадровых переводов на начало месяца, а другой – предыдущую версию документа.
Кадровое ПО позволяет хранить все документы в одном месте, а также регулировать доступ и очередность сотрудников к их редактированию, поддерживая таким образом актуальность данных. Например, в системе можно дать доступ руководителю отдела охраны труда к приемам на работу, а отделу нормирования труда ограничить доступ к больничным листам или отпускам сотрудников.
В последние несколько лет в России происходит массовый переход с бумажных отчетов на электронные: основная кадровая отчетность сдается в электронном виде, введены электронные больничные листы, а с 2020 г. начался переход на электронные трудовые книжки. И если раньше взаимоотношения с государством без использования бумажных бланков и документов были делом добровольным, то с течением времени становятся обязательными.
Использование любого программного обеспечения начинается с настроек. Программа 1С:ЗУП имеет три основных уровня настроек кадрового делопроизводства:
- Общие для всей программы;
- Для организации;
- Для подразделения.
Общие настройки программы отвечают за ее «глобальные» функциональные показатели, которые будут применены для всех организаций в базе. Перейдя в раздел «Настройки кадрового учета», будут доступны такие настройки:
- Возможность совмещения должностей и подработок;
- Ведение воинского учета и бронирования граждан;
- Учет специальностей и проведение аттестаций.
Наиболее важной среди них можно считать настройку ведения штатного расписания. Для этого необходимо пройти в одноименный подраздел.
Кадровые документы, так или иначе, корректируют размер заработной платы сотрудника в целом или за определенный период. Рассмотрим несколько вариантов оформления такой документации в 1С:ЗУП КОРП.
Итак, нашему сотруднику со после трудоустройства назначают ежемесячную премию в 10% от его заработной платы. Для этого воспользуемся документом «Назначение планового начисления».
Бывает, что кадровый документ оформлен некорректно. Например, стоит неверная дата, документ оформлен не на того сотрудника или же не состоялось какое-то событие – отменилась командировка работника. Очень важно, что в ЗУП есть функция исправления или отмены документа, а также начисления выплат сотрудникам. Рассмотрим ее применение.
Предположим, что наш сотрудник решил взять отпуск на три дня, в период с 15.06 по 17.06. Мы зарегистрировали и провели этот документ в базе, однако, по причине служебной необходимости, отпуск пришлось перенести на последующие даты. Каким образом исправить документ и при этом не запутать отдел расчета заработной платы?
Для корректного исправления необходимо открыть документ «Отпуск», который мы оформили с ошибочными данными, где в левом нижнем углу нажать на ссылку «Исправить».
— ГОСТ Р 7.0.8.-2013 «Делопроизводство и архивные дело»
— Постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации» (вместе с «ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»)
— Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»
— Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»
В каждой компании есть распоряжения руководителя, связанные с деятельностью компании и требующие официального оформления. Как правило, их ведет секретарь компании. Но когда к нам приходят проверяющие органы, они запрашивают определенные приказы, которые являются обязательными в компании. И вот тут кроется большой риск для компании. Все мы знаем, что часто руководитель издает приказы, которые идут вразрез с действующим законодательством.
Например: как руководитель я была обязана выходить на работу в праздничные дни по графику и это не оплачивалось. Это называлось «дежурство». Но, как мы знаем, эти дни должны быть оплачены в двойном размере, что не происходило. Увидев такой приказ, сотрудник трудовой инспекции обязательно проверит в бухгалтерии начисления за эти дни.
Кроме того, мы подписываем у руководителя приказ о введении в действие штатного расписания, и копия этого приказа должна остаться у секретаря (если приказы лежат в секретариате). Это прямое нарушение Закона о персональных данных.
Хочу заострить ваше внимание на том, что приказы на подпись генеральному директору (руководителю) мы с вами носим лично (или начальник отдела кадров). Никогда не оставляйте папку с приказами в секретариате «на подпись». Всегда дожидайтесь окончания визирования документов руководителем и забирайте их лично.
Я рекомендую в отделе кадров (в отделе персонала) завести отдельные папки: для приказов по кадрам, для приказов по отпускам, для приказов по командировкам и приказы по основной деятельности. Последняя папка как раз будет содержать приказы руководителя, касающиеся работников, и обязательные приказы.
Какие папки приказов будем формировать?
1. Приказы по личному составу (по кадрам):
— о приеме на работу,
— о переводе на другую работу (перемещении)
— об увольнении
2. Приказы о командировках.
3. Приказы о предоставлении отпуска
4. Приказы по основной деятельности компании
— о дисциплинарных взысканиях,
— о совмещении,
— о поощрении,
— об установлении надбавки к окладу,
— об изменении персональных данных работника,
— о присвоении разрядов, классности,
— об изменении условий труда,
— обязательные приказы.
Приказы формируются по срокам хранения. Приказы по кадрам (прием, перевод, увольнение) хранятся в компании 50 или 75 лет, приказы по отпускам и командировкам – 5 лет. Затем, составляется акт и приказы уничтожаются.
Приказы по кадрам, как мы уже говорили ранее, могут вестись в свободной форме (с учетом обязательных реквизитов) или в формах, утвержденных Госкомстатом. На мой взгляд эти приказы достаточно удобны и не требуют изменений.
Обязательные приказы по основной деятельности я бы хотела рассмотреть подробнее. Кстати, эти приказы запрашиваются при проведении любых проверок, поэтому, я рекомендую их издать и сделать копию, положив в отдельную папку, чтоб не запрашивать при необходимости из архива.
1. Приказ об утверждении используемых форм документов. Образец этого приказа можно посмотреть ниже.
Даже если вы в работе используете унифицированные формы документов, необходимо это зафиксировать в приказе. К этому приказу необходимо приложить образцы всех форм, о которых идет речь. Или образцы форм, разработанных в компании. Кстати, этим же приказом можно утвердить и форму трудового договора компании.
На наших занятиях студенты часто задают вопрос: изучив материал курса, поняли, что договор требует доработки. Можно ли переподписать договоры с работниками заново?
Нет. Договор заключается один раз. Необходимые дополнения вносим дополнительным соглашением, а вот с вновь принятыми работниками можно заключить уже новые формы трудовых договоров с внесенными поправками и утвержденные приказом.
Нет необходимости регистрировать периоды прерывания стажа сотрудника с категориями Северный, Научный, стаж на надбавку за выслугу лет и др. в зависимости от условий работы сотрудников (должности, подразделения, территории выполнения работ). Достаточно указать стаж при приеме на работу и отразить смену сотрудником должности или подразделения, а программа вычислит стаж автоматически с учетом периодов его перерыва и возобновления.
Для компаний, где сотрудники часто выезжают в командировки, в том числе за рубеж, актуальна интеграция «1С:ЗУП КОРП» с сервисом бронирования билетов и гостиниц Smartway.
Сотрудник размещает в личном кабинете заявку на командировку, указывает данные бронирования гостиницы и билетов. После согласования заявки руководителем данные передаются в сервис Smartway.
Тревел-менеджер приобретает услуги в Smartway, после чего данные о бронировании передаются в «1С:ЗУП КОРП», и сотрудник может в личном кабинете скачать билеты и ваучер на проживание.
Сотруднику нет необходимости приезжать за билетами в офис.
Кадровику нет необходимости бронировать билеты и гостиницу командированным сотрудникам.
Бронирование происходит оперативно и прозрачно для всех участников.
Кадровики на основании загруженных из Smartway поездок регистрируют командировки сотрудников.
«1С:Зарплата и управление персоналом КОРП» для кадровиков
Все больше работодателей страхует своих работников и членов их семей по программам добровольного медицинского страхования.
Рабочее место специалиста, занимающегося страхованием сотрудников в «1С:ЗУП КОРП», позволит оперативно прикрепить новых сотрудников, открепить уволенных, автоматически сформировать и отправить в страховую компанию письмо со списком сотрудников.
Компании смогут удерживать частично или полностью сумму страховой премии с сотрудников, программа автоматически рассчитает удержание на регулярной основе при начислении заработной платы.
Отчетность позволит анализировать плановые и фактические затраты вплоть до сотрудника, количество плановых и фактических дней страхования, точный расчет неполного периода страхования вновь принятых или уволенных.
Штамп «Выдана на руки…»
(для книги учета)
Штамп «Подано заявление…»
(для трудовой книжки)
В кадровых документах есть две даты, которые служат для разных целей:
- дата документа – это дата кадрового приказа;
- дата события – это дата кадрового события: дата приема, дата перевода и т.п.
Например, приказ о приеме сотрудника на работу с 01 марта 2018 г. оформлен 27 февраля 2018 г.
Есть ли необходимость в ведении? Журналы хранятся 5 или 75 лет Как мы уже говорили, приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 предписывает необходимый срок, в течение которого необходимо сохранить журналы регистрации документации по распоряжениям в отношении всей деятельности организации.
Исходя из этого становится очевидным обязательное ведение журналов регистрации. Письменно или в электронном виде? Ведение регистрационного журнала может производиться в электронном виде.
Правовая база не предусматривает какую-то особенную форму приказной документации, имеющей, кроме того, специальные оговорки о ее оформлении.
Важно Под последним мы имеем ввиду прошивку журнала, печатное удостоверение или нумеровку. В случаях, когда журналы регистрации формируются в программе 1С, нумерация для приказов происходит сама собой.
Следовательно, работодатель сам определяет порядок регистрации таких приказов в локальном нормативном акте организации (например, Инструкции по делопроизводству), в котором можно предусмотреть в том числе и автоматизированную форму регистрации — автоматическое присвоение номеров приказам при их формировании в программе 1С.
Законодательно не установлены особенности оформления журнала, обязательные для работодателя, такие, как, например, обязанность распечатывать данный журнал по итогам определенного периода (квартала, года), заверять его подписью уполномоченных лиц и печатью организации.
В связи с чем работодатель определяет порядок оформления журнала регистрации кадровых приказов по личному составу самостоятельно в локальном нормативном акте организации.
Ввод и исправление кадровых приказов
Вам понадобится
- — приказы;
- — журнал учета;
- — инструкция по кадровому делопроизводству;
- — 2 или 3 скоросшивателя.
Инструкция 1 Форма регистрации приказов жестко не регламентирована законодательством. Существует типовая инструкция, изданная Росархивом 27 ноября 2000 года, где указано, что нумерация приказов по личному составу и основной деятельности должна вестись раздельно в пределах календарного года.
Если вы работаете в небольшой фирме, где секретарь выполняет и работу делопроизводителя – заведите 3 скоросшивателя и 3 журнала регистрации. 2 Составьте инструкцию по делопроизводству. Она может состоять всего из нескольких пунктов. Укажите, какие приказы должны храниться 5 лет, а какие – 75.
Напишите, на какие массивы делятся приказы по вашему предприятию и как вы решили их обозначать.
Внимание В случае их появления следует полностью заменить только те документы, которые не пересекаются с документами, которые заменить нельзя. Регистрация документов задним числом должна быть соизмеримой со сложившимися ситуациями.
К примеру, с сотрудником происходит несчастный случай за пределами предприятия, а ознакомление с приказом и подпись этого сотрудника зарегистрированы задним числом. Такой факт только привлечет внимание органов, проводящих расследование.
С распространенными ошибками в кадровом делопроизводстве вас ознакомит видеоматериал: Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам. Расскажите друзьям! Напишите об этом материале в социальной сети с помощью кнопок ниже.
Кто несет ответственность? Ответственность за ведение журнала несет определенный работник Основная работа предприятия регулируется, прежде всего, его главой в лице директора.
Он, в свою очередь, возлагает ответственность по распоряжениям и приказам на руководителей отделов. Иногда задачи организации носят комплексный характер.
В этом случае директором создается специальная комиссия, в которую входят специалисты в разных областях.
Распоряжения следует делить на разновидности в зависимости от того, являются ли они главными или оперативными. Вариант классификации приказов:
- Приказы по основной работе предприятия. Распоряжения этого уровня издаются наряду с другими задачами основной деятельности предприятия.
- Приказы по работе администрации.
- Приказы по этой классификации должны регистрироваться и храниться отдельно. Это связано с установленными сроками хранения.
В итоге сформируется дело, в котором самый ранний по дате издания приказ будет последней страницей, а самый поздний расположится сверху.
Также очень важно присваивать приказам номера, потому что в день их может быть издано много, а без использования нумерации можно нарушить хронологический порядок.
А теперь представим ситуацию: при оформлении пенсии давно уволенный сотрудник просит предоставить ему копию или выписку из приказа об увольнении.
Приказы по персоналу хранятся 75 лет в архиве компании, за это время может скопиться огромное количество папок с приказами, каждую из которых придётся пролистать, поэтому на поиски нужного документа можно затратить несколько рабочих дней. Из этой ситуации можно вывести следующее: при оформлении дела данные о вкладываемых в папку документах нужно вносить в журнал, который потом приложить к закрытому делу.
Таким лицом, как правило, выступает представитель кадровой службы, но по усмотрению руководства, ответственность может возлагаться и на других сотрудников. За ответственным сотрудником закрепляются обязательства по оформлению, заполнению, хранению и сшиву Журнала.
Настройка журнала регистрации производится в режиме конфигуратора. В меню «Администрирование» выберите пункт «Настройка журнала регистрации».
Здесь настраиваются те события, которые будут отображаться в журнале регистрации.
Выбор первого пункта настройки позволяет не вести журнал регистрации вообще. Остальные настройки расположены по возрастанию их значимости. При большом количестве пользователей не рекомендуется регистрировать примечания, дабы не засорять базу.
При создании новой информационной базы по умолчанию устанавливается режим регистрации всех событий.
Как вести регистрацию приказов в журнале и в 1с
Данная совокупность приказов по личному составу сопровождает каждого работника с момента приема на работу вплоть до расставания с компанией, включая все нюансы внутренних перемещений.
Приказы о приеме и увольнении — самые распространенные в данной группе. Их принято оформлять по унифицированным формам, хотя применение самостоятельно разработанных компанией форм приказов законом не возбраняется.
Образцы организационной группы приказов по личному составу изучайте с помощью материалов нашего сайта:
- «Унифицированная форма № Т-1 — скачать бланк и образец»;
- «Унифицированная форма № Т-8 — бланк и образец заполнения».
Приказы о перемещениях сотрудников представляют собой совокупность разнотипных распоряжений руководителя компании о разнообразных кадровых перестановках или линейных перемещениях членов трудового коллектива.
Среди них можно назвать следующие разновидности приказов:
- о параллельном перемещении сотрудников, например с одной должности на аналогичную в другом подразделении;
- о динамическом подъеме («карьерный шаг») или понижении в должности;
- о временном перемещении: на место отсутствующего работника, в связи с медицинскими показаниями на определенное время и др.
Познакомиться поближе с данной подгруппой приказов о перемещении сотрудников поможет материал «Унифицированная форма № Т-5 ― скачать бланк и образец».
Понятия «зарплата» и «личный состав» неразделимы, поэтому данная группа приказов наиболее обширна по своему объему и многообразию. Любые изменения, связанные с работниками компании (их уровнем квалификации, ставками, разрядами, условиями работы и др.), неизбежно влекут зарплатные изменения и оформление приказов.
Например, работник повысил квалификацию и получил более высокий профессиональный разряд — это событие дает ему право на оплату труда по повышенным ставкам, что оформляется соответствующим распоряжением.
Группа приказов, призванных стимулировать работников к более производительному, продуктивному и качественному труду, также отличается разнообразием.
В арсенале работодателя существует множество средств для того, чтобы выразить своим работникам признательность за хороший труд и крепкую дисциплину труда, за высокие производственные показатели, перевыполнение плана и др.
Среди самых распространенных приказов из данной группы можно назвать следующие:
- о выплате премии;
- награждении почетной грамотой;
- поощрении ценным подарком;
- объявлении благодарности.
О типичном представителе указанной группы приказов расскажет материал «Унифицированная форма № Т-11 — скачать бланк и образец».
Обычно нумерация приказов производится в соответствии с принятой в компании системой, закрепленной во внутрифирменном локальном акте (например, в положении о делопроизводстве).
При значительных объемах документов целесообразно осуществлять общую нумерацию с присвоением специфичного индекса в зависимости от срока хранения документа.
Например:
- индекс «к» или «л/с» — для приказов со сроком хранения 75 (50) лет;
- иной предусмотренный компанией индекс — для приказов сроком хранения 5 лет.
ВАЖНО! С марта 2016 года по закону от 02.03.2016 № 43-ФЗ для документов по личному составу действуют сокращенные сроки хранения — 50 лет, кроме тех, что созданы до 2003 года (для них срок остался прежним — 75 лет).
При регистрации приказов по личному составу необходимо помнить, что документы с разными сроками хранения не могут группироваться в одно дело. К примеру, приказы организационной группы (о приеме, увольнении и др.) можно сформировать в одно дело, а номера присвоить в хронологическом порядке с добавлением буквенного индекса «л/с». А группу регламентных приказов (об отпуске, командировке и др.), по которым предусматривается временное хранение, — группировать в отдельное дело с применением индекса «к».
Для регистрации приказов по личному составу понадобится соответствующий журнал.
Следующая группа документов включает бумаги, которые зависят от специфики организации. Они обязательны только для определенных компаний или при определенных обстоятельствах. Случаи, при которых фирма должна заполнять тот или иной документ, представлены в таблице.
| Кадровые документы, обязательные при определенных обстоятельствах | |
| Название документа | Обстоятельства, при которых документ становится обязательным |
| Коллективный договор | Одна из сторон (работники или работодатель) проявила инициативу по его заключению |
| Должностные инструкции | Если должностные обязанности сотрудников не отрегулированы в трудовых договорах |
| Положение об оплате и стимулировании труда работников | В компании установлены системы оплаты труда, которые отличаются от обычных должностных окладов, установленных штатным расписанием |
| График сменности | Сменная работа |
| Положение о коммерческой тайне и режиме ее обеспечения | В трудовом договоре указано, что сотрудник обязан сохранять коммерческую тайну |
| Договор о полной материальной ответственности | Заключают только с теми сотрудниками и на выполнение тех видов работ, которые предусмотрены Перечнем, утвержденным постановлением Минтруда России от 31.12.2002 N 85. В частности, в список включены кассиры, контролеры, а также работы по купле (приему), продаже услуг, товаров и др. Как отмечает Роструд, этот пречень является исчерпывающим и расширительному толкованию не подлежит (*12) |
| Журнал прохождения медосмотров | Сотрудники некоторых компаний обязаны проходить медосмотры. Например, у фирм, имеющих автотранспорт, должен быть организован предрейсовый медосмотр водителей транспортных средств (*13) |
| Инструкция о порядке работы с объектами повышенной опасности | В работе сотрудников задействованы объекты повышенной опасности. К таким объектам, в частности относят транспортные средства, механизмы, электроэнергию высокого напряжения, взрывчатые вещества. Кроме того, «повышено опасной» признается строительная деятельность. |
В данном перечне документов стоит особо отметить должностную инструкцию. Насколько важно ее разрабатывать? Будет ли считаться нарушением трудового законодательства отсутствие этого документа? В таблице мы указали, что инструкция становится обязательной, если должностные обязанности сотрудников не отрегулированы в трудовых договорах. И действительно, как отмечает Роструд, должностная инструкция — «не просто формальный документ, а документ, определяющий задачи, квалификационные требования, функции, права, обязанности, ответственность работника» (*14).
В наличии инструкций заинтересованы как сами компании, так и их сотрудники. Например, без нее отказ в приеме на работу может быть недостаточно обоснованным. Ведь именно в этом документе прописывают дополнительные требования к деловым качествам сотрудника. Поэтому разрабатывать его более чем желательно, причем по каждой должности, имеющейся в штатном расписании. Однако стоит сказать, что в Трудовом кодексе нет упоминания о должностных инструкциях. А значит, их отсутствие не будет являться нарушением трудового законодательства и не влечет какой-либо ответственности работодателя (*15).
Кадровое делопроизводство: распорядительная документация
Наш словарик
Приказ – правовой акт, принимаемый руководителем организации, действующим единолично, в целях регулирования деятельности организации[1].
Пожалуй, из всех возможных распорядительных документов организации приказ используется чаще всего. Большинство решений руководителя оформляется именно им.
Приказы делятся на три вида только в одном нормативном документе по делопроизводству – в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, в ред. от 16.02.2016, далее – Перечень 2010). Перечислим виды приказов со сроками хранения (Таблица):