Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как принять в расходы оплату такси на работу во время коронавируса». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Содержание:
Главное требование налоговиков при признании расходов на такси – их экономическая обоснованность. В НК РФ (ст. 264) прописана возможность служебный транспорт и затраты на него учитывать в расходах по прибыли. При этом не обозначено, что транспорт обязательно должен принадлежать фирме. Из сказанного следует, что такси можно при определенных условиях считать служебным транспортом сотрудников.
Обоснование расходов на такси
В качестве подтверждающих можно использовать:
- заказы-наряды;
- квитанции, чеки на проезд в такси;
- подписанные по результатам поездки документы (договоры с контрагентами, акты и пр.);
- договор с фирмой такси на оказание услуг (предпочтительно заключать его при постоянном использовании такси сотрудниками);
- выписки банка с оплатой услуг фирмы-перевозчика.
К подтверждению подобных расходов в НУ следует подойти особенно тщательно: чиновники проверяют их, вплоть до сверки маршрута и времени поездки с рабочим временем сотрудника по договору. Если имеются сомнения, что расходы удастся подтвердить без проблем, лучше отнести их за счет чистой прибыли. Такие выводы можно сделать из письма Минфина №03-03-06/1/68839 от 20/10/17 г.
Использование услуг такси в НУ отражается с учетом определенных нюансов, о которых следует знать бухгалтеру.
Использование такси и каршеринга для служебных поездок
Работник, которого направляют в служебную поездку, или его непосредственный руководитель производить предварительный расчет своих командировочных расходов, чтобы определить сколько ему необходимо получить средств.
Для этого составляется служебная записка. В ней можно предусмотреть использование такси в качестве средства, чтобы доехать в аэропорт (на вокзал) и обратно, а также, чтобы добраться непосредственно к месту командировки непосредственно.
Обосновывается это тем, что выезжать работнику придется в позднее время, когда общественный транспорт уже не работает, или для оптимальнее по времени будет использование для доставки такси.
Внимание! Такси работник может использовать только, если данный момент согласован с администрацией компании. Получить согласие руководства можно до поездки, а также во время нее, запросив разрешение через имеющиеся средства связи.
Обязанность работодателя осуществить возмещение расходов на командировку, в том числе и такси, предусмотрена ТК РФ. Кроме этого, в его локальных актах предприятия может быть уточнен порядок и объем такого возмещения.
Для организации важно помнить, что если необходимо оплатить сотруднику расходы на найм такси, последнему должен правильно оформить подтверждающие документы и сдать авансовый отчет.
Для того, чтобы подтвердить расходы на использование такси работник обязательно должен предоставить документ на оплату услуг.
В качестве него обычно выступают:
- Кассовый чек, который печатает таксиметр;
- Квитанция БСО, которую оформляет сам водитель (встречается достаточно редко).
Постановление Правительства устанавливает перечень реквизитов, которые должна содержать квитанция — наименование, серия и номер и т.д.
Данные правила обязательны для соблюдения, и заменить квитанцию любым другим документом нельзя, поскольку эта возможность не предусматривается законом. Это особенно актуально для электронных систем такси (Яндекс.Такси, GetTaxi или Uber).
Если компания заключила прямой договор с указанными службами и все операции оплачиваются безналично с банковского счета, то для подтверждения расходов будет достаточно распечатки из электронной системы такси и выписки с банковского счета организации.
Однако чаще всего у компании нет прямого договора со службой такси, а работник зарегистрирован в системе на собственное имя и оплачивает услуги с личной банковской карты.
В этом случае обычной распечатки из электронной системы будет недостаточно, поскольку она, скорее всего, не будет содержать все обязательные реквизиты, и в первую очередь — серию и номер квитанции. Однако есть мнение Минфина, которое заключается в следующем.
Внимание! По итогам поездки гражданину на электронную почту (в случае ее указания в личном кабинете) должно прийти письмо с данными по поездке. В случае предоставления документа об оплате услуг (выписки с банковской карты), а также распечатки данного письма, расходы можно будет принять к учету
.
Если необходимость воспользоваться такси в командировочной поездке полностью обоснована и вызвана сложившейся необходимостью, то у работника не возникает экономическая выгода. А это значит, что НДФЛ рассчитывать и удерживать не нужно. Такого рода поездки вызваны интересами организации, а не работника.
У организации обязательно должны быть подтверждающие документы. В них указывается тот факт, что такси использовалось работником в служебных целях. Помимо этого, Желательно прописать обоснованность таких затрат во внутренних документах, к примеру, в положении по командировкам.
Также, расходы работника на найм такси не нужно учитывать в составе базы по расчету страховых взносов. Объектом их обложения являются выплаты работникам при двухсторонних трудовых отношениях либо согласно договору подряда. Предметом последних обычно являются оказание гражданином определенных услуг либо выполнение работ для заказчика.
Командировочные расходы — это отдельный вид затрат учреждения, которые возникают в случае направления работника в служебную командировку. По закону, вне зависимости от целей командирования, работодатель обязан компенсировать понесенные издержки сотрудника. Состав расходов, которые подлежат возмещению, определен в ст. 168 ТК РФ:
- расходы по проезду;
- расходы по найму жилого помещения;
- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
- иные расходы, произведенные работником в служебных целях с разрешения или ведома работодателя.
Командировочные расходы выплачиваются сотруднику авансом (п. 10 Постановления Правительства РФ от 13 октября 2008 №749 (далее Постановление №749)).
Расходы на такси для работников в служебных целях
Для расширения клиентской базы, с целью улучшения качества услуг, увеличения продаж организации направляют работников к своим клиентам (заказчикам). Производственной необходимостью может быть вызвана не признаваемая командировкой поездка работника на такси до контрагента, с которым фирма сотрудничает. Можно ли учесть эти расходы при налогообложении прибыли?
Можно, в случае если поездки на такси работник применял именно для служебных целей, эти поездки документально подтверждены и их служебное предназначение письменно обосновано. Руководителю следует издать приказ с указанием работников, которые для выполнения своих должностных обязанностей могут пользоваться услугами такси. А работники должны предоставлять служебные записки с обоснованием необходимости поездки на такси.
См. также: «[НАЛОГ НА ПРИБЫЛЬ]: Когда разрешено списать расходы на такси?».
Если должностные обязанности работника в принципе предусматривают регулярные поездки, организации необходимо в трудовом договоре или локальном нормативном акте указать разъездной характер его работы. И документально подтвержденные расходы на такси принимать к налоговому учету.
Если работники организации в ходе своей работы вынуждены часто прибегать к услугам такси, для безболезненного принятия к налоговому учету таких расходов организации желательно заключить договор на оказание услуг такси с соответствующей фирмой. Расчеты с такси производить по банку на основании выставленных счетов или согласно условиям договора. В этом случае для подтверждения расходов у организации будет банковская выписка со списанными на оплату услуг суммами, а также подтверждающие осуществление данных поездок первичные документы, предоставленные службой такси.
Расходы на проезд в такси командированного работника
Сотрудник, направленный в командировку, может воспользоваться службой такси для проезда к вокзалу, аэропорту, месту проживания, а также к месту его постоянной работы в период выполнения командировочного задания. П. 12 ст. 264 НК РФ позволяет отнести к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, расходы на командировки, в т. ч. проезд работника к месту работы и обратно. Вид транспорта, который при этом может быть использован, не оговорен.
В этой связи встает вопрос: можно ли учитывать в составе прочих расходов проезд на такси работника, находящегося в командировке? Разъяснения по нему дает Минфин (см. письма от 02.03.2017 № 03-03-07/11901, от 10.06.2016 № 03-03-06/1/34183, от 14.06.2013 № 03-03-06/1/22223). И вывод из них следует, что можно — при условии документального подтверждения и экономической обоснованности затрат.
Какие документы могут подтвердить оплату за проезд в такси? Это может быть чек ККТ или квитанция на оплату пользования услугами такси. В постановлении правительства от 14.02.2009 № 112 можно найти обязательные реквизиты, утвержденные для подобных квитанций.
Экспедирование и доставку «упрощенцу» или его покупателям материальных ценностей (например, товаров, предназначенных для продажи) могут осуществлять специализированные транспортные компании. Затраты, связанные с оплатой услуг этих компаний, при УСНО учитываются как материальные расходы на основании пп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ и определяются в порядке, установленном для исчисления налога на прибыль организаций ст. 254 НК РФ. Согласно пп. 6 п. 1 данной статьи к материальным расходам относятся в том числе затраты на приобретение работ и услуг производственного характера, выполняемых сторонними организациями или ИП. К работам (услугам) производственного характера относятся и транспортные услуги сторонних организаций (включая ИП).
Соответственно при определении налоговой базы в целях применения УСНО транспортно-экспедиционные затраты (связанные с доставкой ценностей самому «упрощенцу» или его покупателям) учитываются в составе материальных расходов.
В учете при УСНО стоимость доставки приобретенных ценностей (товаров и материалов) списывается как отдельный вид расходов по мере несения таких затрат. Дожидаться списания приобретенных ценностей не нужно. На основании п. 2 ст. 346.17 НК РФ расходы принимаются к учету при УСНО после их фактической оплаты. Поэтому материальные расходы учитываются в момент погашения задолженности путем списания денежных средств с расчетного счета «упрощенца», выплаты из кассы, а при ином способе погашения задолженности – в момент такого погашения.
Сказанное в полной мере относится и к транспортным расходам на доставку товаров для продажи. Ведь затраты, непосредственно связанные с реализацией указанных товаров, в том числе стоимость их хранения, обслуживания и транспортировки, – это самостоятельный вид расходов (пп. 23 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). И для их учета не важен факт реализации товаров покупателям, что следует из пп. 2 п. 2 ст. 346.17 НК РФ.
Однако вышеназванный порядок признания транспортных расходов не применяется, если речь идет о расходах на доставку приобретенных основных средств. Дело в том, что основные средства принимаются к налоговому учету по той стоимости, которая формируется по правилам бухучета (п. 3 ст. 346.16 НК РФ). А в бухучете расходы на доставку надо включать в первоначальную стоимость основных средств. Это предусмотрено как п. 8 ПБУ 6/01 «Учет основных средств», так и п. 12 ФСБУ 6/2020 «Основные средства» (применяется в обязательном порядке с 1 января 2022 года).
Обратите внимание
При признании в бухгалтерском учете основные средства оцениваются по первоначальной стоимости, которой считается общая сумма капитальных вложений, связанных с их приобретением (п. 12 ФСБУ 6/2020, п. 18 ФСБУ 26/2020 «Капитальные вложения»).
Сумму капитальных вложений формируют на базе фактических затрат, необходимых для приобретения, создания и использования основного средства (п. 9 ФСБУ 26/2020, п. 6 Информационного сообщения Минфина России от 03.11.2020 № ИС-учет-28). Согласно п. 5 ФСБУ 26/2020 к капитальным вложениям относятся в том числе затраты на доставку основных средств к месту использования (пп. «з»).
Таким образом, в налоговом учете доставка дорогостоящего имущества списывается не как самостоятельный расход, а как составная часть его стоимости – поквартально, равными долями в течение календарного года, после ввода объекта основных средств в эксплуатацию (п. 3 ст. 346.16 НК РФ).
И еще. Несмотря на то, что ИП не ведут бухучет, списывать транспортные расходы на доставку приобретенных основных средств они должны по точно таким же правилам (то есть включать в стоимость объекта).
Если условиями сделки предусмотрено, что продавец на УСНО сам осуществляет доставку товаров до места нахождения покупателя, то затраты, понесенные им в таком случае (если они, конечно, не включаются в стоимость товара), он тоже вправе учесть в налоговой базе по «упрощенному» налогу.
Как упоминалось ранее, в пп. 23 п. 1 ст. 346.16 НК РФ помимо стоимости покупных товаров названы расходы, связанные с приобретением и реализацией этих товаров, в том числе их транспортировкой. Условия транспортировки (кто и куда) в норме не уточнены. Можно сделать вывод, что любые расходы на транспортировку товаров (от поставщика на свой склад или на склад покупателя) «упрощенец» вправе включить в налоговую базу при УСНО.
[1] Федеральный закон от 08.11.2007 № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта».
[2] Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
[3] Утверждены Распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р.
Такси и перевозки автотранспортом попадают под патент. Этот вариант подойдет только для ИП, если они соблюдают ограничения патента:
- не более 60 млн рублей в год в качестве выручки;
- не более 15 сотрудников;
- своевременная уплата патентных платежей.
Если нарушить эти ограничения, придется перейти на ОСНО с начала действия патента, во время действия которого произошли нарушения.
Какое налогообложение выбрать для такси
Расходы, учитываемые при расчете базы по налогу на прибыль на общей системе налогообложения должны быть подтвержденными, экономически обоснованными и направленными на получение дохода.
Большинство ООО должны использовать для учета затрат метод начисления, но отдельные представители микробизнеса имеют право применять кассовый метод.
Для верного расчета налоговой базы ООО на ОСНО следует внимательно изучить положения НК РФ и разъяснения Минфина, чтобы определить, можно ли учитывать те или иные затраты. В противном случае налоговая база будет занижена, что повлечет за собой ненужное внимание со стороны налоговой инспекции.
Чтобы правильно считать налоги, заполнять отчеты, и получать консультации экспертов, зарегистрируйтесь в сервисе «Моё дело».
Любая отчётность в системе «Моё дело» формируется за считанные минуты
Отчёты создаются автоматически на основе введённых вами данных. Вы получаете готовые документы без опечаток, неточностей и ошибок, которые часто бывают при ручном заполнении бланков.
- Напомнит о сроках сдачи
- Учёт переносы в выходные и праздники
- Настраивается по вашим параметрам
- Учитывает совмещение налоговых режимов
- Расходы на приобретение имущественных прав по договору уступки права требования.
- Затраты на покупку жилья в строящемся доме на основании договора долевого участия.
- Если организация доставляет продаваемые товары покупателям почтовыми отправлениями, то почтовые расходы, которые она оплачивает учреждениям связи при возврате невыкупленных товаров, не учитываются для целей налогообложения при УСН.
- Расходы по уплате денежных средств банку за приобретение права требования задолженности с организации — должника по кредитному договору.
- Расходы на подписку на газеты, журналы и другие периодические издания.
- Плата за право пользования земельным участком (сервитут).
- Расходы по оплате банку комиссионного вознаграждения за изготовление банковских карт.
- Расходы по добровольному страхованию.
- Расходы по приобретению доли участия в уставном капитале другой организации.
- Затраты на участие в конкурсных торгах (тендерах) на право заключения контрактов и договоров.
- Расходы на оплату обучения детей сотрудников.
- Часть остаточной стоимости основных средств, не приобретенных обществом и не оплаченных, а внесенных учредителями общества в качестве вклада в уставный капитал.
- Затраты на световые вывески, не содержащие сведений рекламного характера.
- Затраты на приобретение земельного участка.
- Расходы на оплату услуг по предоставлению работников сторонними организациями.
- Расходы на проведение специальной оценки условий труда.
- Списанные безнадежные долги.
- Штрафы, пени и неустойки, уплачиваемые должником за нарушение договорных обязательств.
- Услуги по управлению организацией, применяющей УСН.
- Суммы добровольно уплаченных пенсионных взносов — их индивидуальный предприниматель не вправе включать в состав расходов.
- Расходы, связанные с реализацией основного средства.
- Расходы в виде платы за технологическое присоединение к электрическим сетям.
- Расходы на погашение займа.
- Расходы на приобретение питьевой воды, кулера, на обеспечение иных нормальных условий труда.
- Стоимость продуктов для кофе-паузы, предоставляемых бесплатно.
- Расходы на уборку снега и его вывоз с территории организации.
- Суммы, связанные с переоценкой драгоценных металлов.
Предприниматель вправе тратить деньги, как хочет: может купить Майбах для компании, подписаться на Космополитен или запастить макбуками для сотрудников. Но чтобы покупка сэкономила налог, покупка должна быть «экономически обоснованной». В переводе с языка налоговой — покупка помогает заработать.
Давайте на примере магазина бытовой техники.
НДФЛ и страховые взносы
Когда оплата за такси по транспортировке сотрудников домой обусловлена производственной необходимостью, у работников не возникает экономическая выгода, соответственно, НДФЛ удерживать не нужно. Такие поездки обусловлены интересами организации, а не сотрудников.
Следует помнить, что у организации должны быть подтверждающие документы об использовании работниками арендованного автомобиля или такси для служебных целей. Если таких документов нет, это указывает на то, что лица, используемые такси, имеют экономическую выгоду. А такой доход должен облагаться НДФЛ.
Что касается страховых взносов, то объектом их обложения признаются такие выплаты и вознаграждения, производимые физическим лицам при трудовых отношениях либо по договорам гражданско–правового характера, предмет которых представляет собой выполнения определённых работ или оказание услуг.
При оплате услуг такси организацией, польза возникает у нее, а не у сотрудников. В связи с этим объекта по обложению страховыми взносами не возникает.
Учесть в целях налогообложения расходы на такси по договору с транспортной компанией можно только в том случае, если расходы эти является обоснованными (к примеру, в целях производственной необходимости), а также документально подтверждёнными. Такие услуги признаются оказанными в интересах компании, что говорит о том, что у сотрудников облагаемого налогом дохода не возникает. Соответственно, из суммы, оплаченной такси за перевозку сотрудника домой, НДФЛ удерживать не нужно. Кроме того, страховые взносы на эту сумму также не начисляются.
Важно! Сумма, оплаченная за услуги такси по перевозке сотрудников домой не подлежит обложению НДФЛ. Также на эту сумму не начисляются страховые взносы, так как доход у сотрудника в этом случае не возникает.
Подтверждающие документы
Когда траты на использование такси одобрены руководством, сотруднику необходимо представить с авансовым отчетом:
- Заказной наряд.
- Квитанцию на установленном бланке.
- ККЧ, выдаваемый водителем после поездки.
Документация должна содержать необходимую информацию и не противоречить требованиям Правил, регламентированных постановлением Правительства РФ от 14.02.2009 № 112.
В отсутствие такой документации возмещение оплаты, понесенной при поездке в такси, оплачиваться не могут в 2019 году. Электронный чек, направленный по почте онлайн связью, не может выступать удостоверяющим доказательством.
Платежный документ должен включать:
- Обязательные данные в виде номера и серии.
- Название компании, осуществляющей перевозку.
- ИНН, ОГРН и иную информацию.
- Стоимость оказанной услуги.
- Дату выдачи.
- Роспись ответственного лица, оформившего платежку.
Возмещение распределяется в статью издержек юридического лица, на сумму которых будет уменьшаться её основа для исчисления сбора на прибыль. При этом важным условием становятся подтверждающие документы, свидетельствующие о состоявшемся перемещении, и что оно совершено в целях организации деятельности, преследующей получение прибыли.
Обоснование использование такси в служебных целях
Учесть в целях налогообложения расходы на такси по договору с транспортной компанией можно только в том случае, если расходы эти является обоснованными (к примеру, в целях производственной необходимости), а также документально подтверждёнными. В свою очередь, общество сообщило, что исполнители представляли соответствующие детальные ведомости, которые проверялись на предмет соответствия договору и лиц, имеющих право пользоваться услугами такси, после чего подписывались акты об оказанных услугах. В целях бухгалтерского и налогового учета обществом обеспечивалась сохранность только актов об оказанных услугах.
В качестве представительских расходов могут рассматриваться транспортное обеспечение участвующих представителей других организаций, либо работников организующий компании месту официального приема для переговоров.
Куда, зачем и почему работник ездил на такси в рабочее время — не простое любопытство бухгалтера. Ответить на эти вопросы нужно для того, чтобы определить, можно ли расходы на такие поездки признать в налоговом учете и не будет ли возмещение их стоимости работнику его доходом.
Начиная с 8 января 2015 года постановлением Правительства РФ от 29.12.2014 г. №1595 (далее по тексту — Постановление №1595) упразднены командировочные удостоверения, служебные задания и отчеты о выполненной работе.
Следуя этой логике, если поездка на такси носила именно служебный характер, организация может признать такие расходы при расчете базы по налогу на прибыль. Но цель поездки и ее связь с производственной деятельностью необходимо документально обосновать.
НК РФ; Письма Минфина от 05.08.2011 № 03-04-06/3-178, от 12.10.2011 № 03-04-05/6-728 ОблагаютсяПисьма Минтруда от 10.09.2014 № 17-3/ООГ-759, от 13.05.2014 № 17-4/ООГ-367 Если же организация возмещает работнику затраты на такси, которые документально не подтверждены, то суммы возмещения облагаются и НДФЛ, и страховыми взносами. Ведь такое возмещение рассматривается как обычный доход работника, для которого законодательство не предусматривает каких-либо особых исключений. *** В любом случае порядок использования такси теми или иными работниками определяет руководитель. Бухгалтер лишь отражает одобренные им расходы в учете. Если же затраты работника на такси руководитель признает необоснованными, их просто-напросто не возместят. И получится, что работник прокатился с ветерком за свой счет. В том случае если к месту командировки и (или) обратно к месту работы работник следовал на личном транспорте (легковом автомобиле или мотоцикле), данный срок должен быть указан в служебной записке. Работник составляет служебную записку на имя руководителя, прикладывая к ней оправдательные документы, подтверждающие соответствующее использование названного транспорта (путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др.). Для единообразия в документообороте следует составить шаблон такой служебной записки.
Как оплатить работнику выходной день, если этот день приходится на день выезда в служебную командировку?
1 вариант. Возмещать данные дни по нормам ст. 153 ТК РФ (не менее, чем в двойном размере), но следует учитывать, что в расходы по налогу на прибыль такие выплаты можно включить только в случае, если правилами внутреннего распорядка предусмотрен режим работы в выходные и праздничные дни, а также если указанные выплаты связаны с осуществлением деятельности, направленной на получение дохода, и являются экономически обоснованными (письмо ФНС от 20.08.2014 № СА-4-3/16564).
2 вариант. Возмещать данные дни путем их оплаты исходя из среднего заработка. Тогда возможны споры с контролирующими органами, даже если организация указанные выплаты закрепит в своих локальных нормативных актах. Средний заработок выплачивается за все дни работы по графику ().
Использование такси во время рабочих поездок
Если использование такси нужно в качестве транспорта из — за производственных причин, тогда такие затраты будут относиться к оплате услуг по обычным условиям деятельности. И денег на оплату, такого передвижения, уходит в разы больше, чем в почли людом другом случае.
Именно по данной причине требования к заполнению всех необходимых документов, подтверждающих расходы на такси в командировке , тут несравненно выше.
Обычно заключается негласное соглашение, между организацией и сотрудником, что работник представит все требуемые документы: накладные, счета и акты. Но для налоговых органов, всех выше перечисленных документов недостаточно, чтобы доказать расходы на такси в командировке, нужно прикладывать еще и другие документы.
Спорные ситуации при направлении сотрудников в командировки
Однако налогооблагаемую прибыль такие выплаты уменьшать не будут (п.
1 ст. 252 НК РФ). Какие документы нужны для подтверждения срока пребывания в командировке сотрудника, если он ездил на служебном транспорте? Положение предусматривает особые правила определения срока командировки только для случаев, когда сотрудник передвигался на личном транспорте (п.
7 Положения). В отношении использования служебного транспорта разъяснений нет. Однако полагаем, что в этом случае документом, подтверждающим срок нахождения в командировке, может быть путевой лист (типовая межотраслевая форма № 3, утв. постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г.
№ 78). наименование и номер путевого листа; сведения о сроке его действия; сведения о собственнике (владельце) транспортного средства; сведения о транспортном средстве; сведения о водителе (п. 3 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов)
Командировка 2021: новые правила оформления, налоговый и бухгалтерский учёт
Однако время, проведённое работником в командировке, подлежит обязательному отражению в нём.
За ведение табеля учёта рабочего времени обычно отвечает специалист службы персонала или бухгалтер С отражением командировок в табеле связаны такие нюансы:
Если работник в командировке трудился сверхурочно, в табеле учёта рабочего времени за такие дни делается о и проставляется количество сверхурочных часов Журнал учёта командировок в 2021 году не входит в число обязательных документов. Так что вести ли его, остаётся целиком на усмотрение организации.
Если же работодатель предпочитает использовать этот документ, должен придерживаться стандартов его заполнения. Журнал учёта командировок должен содержать такие сведения по каждой служебной поездке: На титульный лист журнала нужно нанести такую информацию: Полное название работодателя.
Использование в командировке услуг такси
Расходы на такси в командировке в 2023 году сотруднику должна возмещать организация, командировавшая его по служебной необходимости. Ст. 168 ТК РФ утверждает, что все расходы, понесенные сотрудником во время командировки, должны быть компенсированы работодателем. При этом данные расходы и их суммы должны быть санкционированы или же прописаны в коллективном договоре либо в каком-либо локальном акте компании. Это положение следует учитывать сотруднику, прежде чем воспользоваться услугами такси в командировке.
Если же траты на проезд в такси зафиксированы в вышеуказанных документах или же разрешены работодателем, то сотруднику следует к авансовому отчету приложить квитанцию на бланке строгой отчетности или контрольно-кассовый чек, выданный после поездки водителем такси. При отсутствии этих документов возмещение затрат на оплату услуг такси производиться не может. Электронный чек, высланный перевозчиком по электронной почте, подтверждающим документом не является.
Такси во время рабочей и служебной поездки
168 Трудового кодекса (далее — ТК) обязывают работодателя возмещать командированному сотруднику расходы по проезду и найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), иные расходы, произведенные работником с ведома работодателя. Порядок и размеры возмещения затрат, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации.
Еще один важный документ, который имеет прямое отношение к командировкам — это Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, которое утверждено Постановлением Правительства от 13 октября 2008 г. N 749 (далее — Положение N 749).
«Квалификация» расходов на проезд
В ст. 168 ТК говорится о необходимости возмещать сотруднику расходы на проезд до места командирования и обратно. В то же время в ряде случаев работники и в месте командировки вынуждены пользоваться услугами общественного транспорта или же такси. То есть по факту расходы на проезд командированного работника следует разбить на два вида.
Так, к первому виду относятся расходы на проезд именно до места командирования и обратно к месту работы. И в состав названных затрат входит не только, собственно, стоимость билета на поезд или самолет, но и расходы на проезд транспортом общего пользования соответственно к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта. Сюда же включаются расходы на оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей (п. 12 Положения N 749). А если речь идет о загранкомандировке, то появляются еще и дополнительные командировочные расходы (п. 23 Положения N 749):
1) на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;
2) обязательные консульские и аэродромные сборы;
3) сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;
4) расходы на оформление обязательной медицинской страховки;
5) иные обязательные платежи и сборы.
Второй вид проездных расходов — это расходы на проезд, которые понес работник уже в месте командирования. И этот вид затрат относится к иным командировочным расходам.
Общие и «иные» требования к расходам на проезд
Здесь стоит отметить, что для целей налогообложения прибыли признаются только расходы, которые отвечают критериям, установленным ст. 252 Налогового кодекса. Речь идет об их экономической обоснованности и документальном подтверждении. При этом в соответствии с пп. 12 п. 1 ст. 264 Кодекса расходы организации на командировки, в частности и на проезд, относятся к прочим расходам, связанным с производством и (или) реализацией. А на основании пп. 5 п. 7 ст. 272 Кодекса датой осуществления расходов на командировки признается дата утверждения авансового отчета. То есть расходы на командировки учитываются на основании утвержденного в установленном порядке авансового отчета и иных документов, свидетельствующих о фактически осуществленных затратах и подтверждающих фактический срок пребывания работника в служебной командировке.
Что касается возмещения «иных» командировочных расходов, то в соответствии с п. 24 Положения N 749 таковое осуществляется при представлении документов, подтверждающих эти расходы, в порядке и размерах, которые предусмотрены абз. 2 п. 11 того же Положения. А в нем сказано, что порядок и размеры возмещения расходов, связанных с командировками, определяются в соответствии с положениями ст. 168 ТК. Соответственно, это означает, что, во-первых, они определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации. А во-вторых, эти «иные расходы» должны быть произведены работником с разрешения или ведома работодателя.
До чего прогресс дошел…
На практике как раз с документальным подтверждением «иных» расходов на проезд работников в командировке у организаций могут возникнуть проблемы. Дело в том, что в настоящее время большинство компаний, в том числе оказывающих услуги по перевозке пассажиров, переходит на электронный документооборот. В нашу жизнь уже прочно вошли электронные билеты не только в театр, но и на поезд, самолет и т.д. При этом с документальным подтверждением расходов на проезд в случае, если приобретен электронный ж/д- или авиабилет, проблем уже как таковых нет. К примеру, еще в Письме Минфина от 25 августа 2014 г. N 03-03-07/42273 указывалось, что для возможности признания в целях налогообложения прибыли расходов на приобретение «виртуального» железнодорожного билета документом, достаточным для подтверждения факта поездки, является контрольный купон электронного проездного документа (билета) (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте), полученный в электронном виде по информационно-телекоммуникационной сети. При этом, по мнению чиновников, никаких дополнительных документов, подтверждающих оплату билета, в том числе выписки, подтверждающей оплату банковской картой, в данном случае не требуется (см. также Письма Минфина от 14 апреля 2014 г. N 03-03-07/16777, от 29 августа 2013 г. N 03-03-07/35554 и т.д.). Проблем нет и в случае, если в бездокументарной форме приобретен авиабилет. При таких обстоятельствах в целях документального подтверждения расходов на приобретение авиабилета достаточно сформированной автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут/квитанции электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе, в которой указана стоимость перелета и посадочного талона, подтверждающего перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту (см., например, Письмо Минфина от 19 июня 2015 г. N 03-03-07/35548).
Расходы на проезд в такси командированного работника
Сотрудник, направленный в командировку, может воспользоваться службой такси для проезда к вокзалу, аэропорту, месту проживания, а также к месту его постоянной работы в период выполнения командировочного задания. П. 12 ст. 264 НК РФ позволяет отнести к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, расходы на командировки, в т. ч. проезд работника к месту работы и обратно. Вид транспорта, который при этом может быть использован, не оговорен.
В этой связи встает вопрос: можно ли учитывать в составе прочих расходов проезд на такси работника, находящегося в командировке? Разъяснения по нему дает Минфин (см. письма от 02.03.2017 № 03-03-07/11901, от 10.06.2016 № 03-03-06/1/34183, от 14.06.2013 № 03-03-06/1/22223). И вывод из них следует, что можно — при условии документального подтверждения и экономической обоснованности затрат.
Какие документы могут подтвердить оплату за проезд в такси? Это может быть чек ККТ или квитанция на оплату пользования услугами такси. В постановлении правительства от 14.02.2009 № 112 можно найти обязательные реквизиты, утвержденные для подобных квитанций.